Wanneer gebruik je snel leveren en hoe werkt het?

Bedoeld om orders op een snelle en vlotte manier te leveren, bijvoorbeeld op een balie of in een safety shop.

Vaak wordt snel uitgeven gebruikt tijdens de uitgifte aan een balie. In complexere situaties waarbij veel randinformatie moet worden vastgelegd op een bepaalde bestelling, voldoet snel uitgeven niet. Gebruik dan de module orders. Overleg met je beheerder welke module je het beste kunt gebruiken.

Artikelen of serienummers kunnen snel worden uitgegeven in deze module. Na het opstarten van de module vul je alle relevante velden in en kun je artikelen of serienummers gaan scannen om deze op de order (bestelling) te plaatsen. Vul de bestelling zo compleet mogelijk in, zodat deze op een later tijdstip zo goed mogelijk te traceren is. Bij het veld scan kun je de artikelen of serienummer invoeren of scannen met een barcode scanner. Deze worden direct onderin de artikelenlijst geplaatst met de bijbehorende prijzen. Ook kunnen de velden in de lijst meteen worden aangepast.

Snel leveren openen

Om het snel leveren in RentMagic te openen:

• Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Acties > Snel leveren.

De module voor snel leveren wordt weergegeven.

• Vul alle velden zo compleet mogelijk in.
• Je kan artikelen toe voegen aan de (snel)order op deze manieren:
  • Scan
    Via scan kun je artikelen opzoeken, of direct scannen met een barcodescanner. In dit veld kun je artikelen en serienummers selecteren. Als je in een groot scala van artikelen een specifiek artikel zoekt, dan kun je eerst een categorie selecteren bij categorie. Vervolgens kun je door deze categorie zoeken bij scan. Als je een artikel selecteert wat je gevonden hebt, komt het op de orderregels te staan. Vul dan natuurlijk nog de juiste informatie aan bij de orderregel en controleer alle belangrijke velden.
  • Beschikbaarheid
    Het is ook mogelijk om vanuit de beschikbaarheid artikelen te selecteren. De beschikbaarheid geeft een planningsweergave van alle artikelen (of serienummers) welke beschikbaar zijn voor een bepaalde periode. Klik op Beschikbaarheid om het beschikbaarheidsscherm te openen.
• Na het selecteren van het artikel wordt deze als een aparte orderregel aan het overzicht toegevoegd.
• Controleer het aantal, de prijzen en de overige velden.
• Controleer of vul de informatie aan onder de details van de orderregel, te openen met het pijltje in de rechtse kolom.
• Herhaal bovenstaande handelingen om meerdere artikelen toe te voegen.
• Klik op Opslaan als alle artikelen zijn toegevoegd en alle informatie compleet is.

De order wordt aangemaakt. Tevens wordt de order ook direct in status in behandeling geplaatst, ervan uitgaande dat de order per direct ook uitgegeven is. Na het opslaan wordt ook het ordernummer toegekend. Als je wijzigingen wilt doen aan deze order kun je via het orderoverzicht de order terug vinden, dubbelklikken en aanpassen.

Veldinformatie

Algemeen

• Klant
  De geselecteerde klant waarvoor de order of bestelling is bestemd.
• Contactpersoon
  Een contactpersoon binnen het bedrijf van de klant die de artikelen op de order zal ontvangen. Dit veld is niet verplicht, maar wel aan te bevelen te gebruiken.
• Referentie
  Een referentie voor de klant, bijvoorbeeld een volgnummer of een projectnummer t.b.v. de administratieve verwerking bij de klant.
• Uitleveren vanaf
  De aanvangsdatum van facturatie van de uitgifte. De artikelen die op de order geplaatst worden krijgen automatisch deze startdatum. De leverdatum is per direct, omdat het een snelle uitgifte betreft.
• Contractnr.
  Selectie van één van de contractnummers tijdens de uitgifte. Dit is niet verplicht, maar soms wel van belang voor de juiste prijsberekening en overige conditie controles.
• Prijs berekenen t/m
  De einddatum wanneer de facturatie van de order stopt, althans dit is de suggestie. In werkelijkheid kan de order natuurlijk langer in behandeling blijven.
• Tijdvak uitleveren
  Als er met tijdvakken gewerkt wordt dan kan er een tijdvak geselecteerd worden, voor bijvoorbeeld verhuur per uur of dagdeel.
• Tijdvak einde-huur
  Als er met tijdvakken gewerkt wordt dan kan er een tijdvak geselecteerd worden, voor bijvoorbeeld verhuur per uur of dagdeel.
• Categorie
  De geselecteerde artikelcategorie waarin een selectie gedaan kan worden van artikelen binnen deze categorie in het veld Scan.
• Scan
  Mogelijkheid voor het scannen of opzoeken van artikelen of serienummers die per direct geplaatst worden op de snel uit te geven order.