Wat is een einde-huur bon en hoe werkt deze?

Tijdens einde-huur staan de handelingen centraal voor de verhuur te kunnen beëindigen, zoals een inname.

Synoniemen: innames, retouren.

Het retour nemen van producten en het beëindigen van een verhuur vindt plaats via de module Einde-huur, maar het overzicht van alle einde-huur bonnen die al voltooid zijn kun je vinden in de module Einde-huur bonnen. Op de einde-huur bon kun je zien welke artikelen op welk moment retour gekomen of beëindigd zijn.

Open overzicht einde-huur bonnen

Om het overzicht van alle einde-huur (innames) binnen RentMagic te openen:

• Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Documenten > Einde-huur bonnen.

Het overzicht van alle einde-huur bonnen wordt nu geopend.

• Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifieke einde-huur bon te zoeken.

Nieuwe einde-huur uitvoeren

Het retour nemen van producten gebeurt via de module Einde-huur. Actieve orders (orders met producten waarvan de producten nog verhuurd zijn) kunnen worden gesloten door artikelen in te nemen. Na het maken van een einde-huur kan er ook een bewijs van inname of beëindiging van huur worden afgedrukt, namelijk een Einde-huur bon. Het proces einde-huur is erg belangrijk en is de enige methode om een order te kunnen afsluiten. Een einde-huur kan ook voor een gedeelte van de order plaatsvinden, het is niet noodzakelijk om direct alle artikelen retour te nemen of te beëindigen van huur. Sommige grotere orders bevatten soms producten die verspreid worden over meerdere periodes.

• Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Acties > Einde-huur.

De einde-huur module wordt weergegeven. Je kunt een werkelijke inname van producten uit voeren op meerdere manieren. 

• Selecteer bij Type het juiste document om de einde-huur te starten, dit zijn de verschillende manieren om de einde-huur uit te voeren:
  • Alles
    Met de selectie van alles, kun je ongeacht wat er bij je op de balie ligt, altijd retour scannen. Het systeem doet zelf een herkenning bij welke klant en/of contactpersoon het product actief is. Na de eerste selectie wordt deze klant geselecteerd en kan er alleen nog maar voor deze klant retour worden gescand.
  • Klant
    Na de selectie klant, kun je een klant selecteren bij het veld waarde. Na het selecteren van de desbetreffende klant, kun je alleen artikelen retour scannen van deze klant. In het overzicht worden alle actieve producten getoond.
  • Contact
    Na de selectie contact, kun je een contactpersoon selecteren bij het veld waarde. Na het selecteren van de desbetreffende contactpersoon, kun je alleen artikelen retour scannen van deze contactpersoon. In het overzicht worden alle actieve producten getoond, behorende bij deze contactpersoon.
  • Referentie
    In sommige gevallen wordt er gebruik gemaakt van een referentie veld, bijvoorbeeld projectnummer of inkoopordernummer, waarmee het dan eenvoudig is om producten te verzamelen. Je kunt ook weer deze referentie gebruiken tijdens het retour scannen.
  • Order
    Met het selecteren van een order kun je alle actieve orders doorlopen en selecteren. Je kunt dan rechtstreeks alle producten van deze order zien en selecteren om retour te scannen.
  • Artikel
    Als je specifiek van een bepaald artikel een aantal serienummers retour wilt scannen, selecteer je artikel en vervolgens bij waarde kies het juiste artikelnummer.
  • Serienummer
    Om een overzicht te krijgen van alle serienummers selecteer je serienummer en kies je het serienummer bij waarde om deze retour te kunnen scannen..
• Afhankelijk van de gekozen Type wordt nu bij Waarde de verschillende entiteiten ingeladen. Selecteer één van deze waardes.

Het overzicht van de einde-huur artikelen wordt meteen ingeladen en weergegeven.

• Einde-huur uitvoeren via het veld Scan:
  • Via Scan is het mogelijk om serienummers te scannen of in te typen met het toetsenbord. Er wordt meteen een suggestie van de serienummers weergegeven.
  • Selecteer het serienummer of via een barcodescanner wordt het serienummer meteen geselecteerd in de einde-huur lijst. Het desbetreffende artikel of serienummer wordt geselecteerd.
• Artikelen of serienummers einde-huur brengen via de lijst:
  • Je kunt serienummers direct selecteren in de lijst. Controleer en pas de velden Huidige tellerstand, Tellerstand en Doorbelast aan indien noodzakelijk.
• Herhaal voor meerdere artikelen of serienummers de handelingen.
• Als je lijst met artikelen voor einde-huur klaar is, klik je op Einde-huur in de actiebalk.

Er wordt automatisch een einde-huur bon aangemaakt welke je ook weer kunt uitdraaien als bewijs voor retour van de producten. Desgewenst kun je die zelf en de contactpersoon ondertekenen.

Nadat de einde-huur bon is aangemaakt worden de artikelen automatisch gesloten op de order.

Einde-huur wijzigen

Tot op zekere hoogte kun je een bestaande einde-huur wijzigen. Uiteraard is de einde-huur zelf al uitgevoerd en het wijzigen op een toekomstig tijdstip is riskant. Wij raden je aan een einde-huur gegevens niet te wijzigen, natuurlijk is het wel mogelijk om extra gegevens toe te voegen.

Om een einde-huur bon te wijzigen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke einde-huur bon te zoeken. 
• Dubbelklik de desbetreffende einde-huur bon in het overzicht.
• Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
• Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren.

De gegevens zijn direct aangepast.

Bon afdrukken

Je kunt een einde-huur bon afdrukken of herdrukken indien nodig.

Om een bon af te drukken:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke einde-huur bon te zoeken. 
• Dubbelklik de desbetreffende einde-huur bon in het overzicht.

Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde einde-huur bon.

• Klik in de actiebalk op Afdrukken.

Het afdrukken dialoog wordt geopend.

• Selecteer het juiste Rapporttype van het document wat je wilt afdrukken.
• Indien nog niet het geval, selecteer bij Bestandstype de waarde Pdf.
• Selecteer de gewenste Taal.
• Klik vervolgens op Verzenden om de afdrukopdracht te starten.

Het document wordt gegenereerd en weergegeven.

• Om het document af te drukken (printen):
  • Klik op het afdrukken knopje  om het afdrukdialoog van de internet browser te starten.
  • Volg vervolgens de instructies op het scherm om het afdrukken te starten.
• Om het document te exporteren naar PDF:
  • Klik op het download knopje  om het exportdialoog van de internetbrowser te starten.
  • Volg vervolgens de instructies op het scherm om het exporteren naar een lokaal bestand te starten.

Veldinformatie

Einde-huur

Identificatie van de reeds uitgevoerde einde-huur.

• Einde-huur nr.
  Het Einde-huurnummer is het unieke nummer wat een einde-huur bon krijgt, deze wordt automatisch gegenereerd.
• Ondertekenaar
  De persoon die voor ontvangst van de artikelen heeft getekend.

Klantinformatie

Bij welke klant de einde-huur is uitgevoerd.

• Klant
  De geselecteerde klant waar de artikelen van retour zijn gekomen.
• Referentie
  Een referentie van de klant, bijvoorbeeld een volgnummer of een projectnummer t.b.v. de administratieve verwerking van de klant.

Notities

Extra notities op de einde-huur.

• Notities
  Extra notities op de einde-huur.