Gebruik van consignatie

Upgrade je vloot met artikelen van je leverancier of partner. Consignatie is een eenvoudige manier van inhuren.

Schematisch overzicht voor het gebruik van consignatie:

Op het moment dat er een behoefte is om een consignatie te maken waarbij artikelen en/of serienummers naar het magazijn van de klant (B) moeten worden verstuurd, maakt de leverancier (A) een verhuurorder aan met daarop de juiste artikelen en/of serienummers. Er kan ook gebruik gemaakt worden van verkooporders overigens, die muteren automatisch mee. De verkoopartikelen kunnen niet retour gebracht worden bij de leverancier.

De order zal bij de leverancier (A) worden uitgeleverd en op dat moment zal de RentMagic omgeving van de klant (B) automatisch aanvraag doen bij de leverancier om de artikelen en/of serienummers die op de order geplaatst zijn op te vragen. Deze informatie wordt verstuurd naar de RentMagic omgeving van de klant (A). Er wordt tevens een e-mail notificatie verstuurd naar het ingestelde e-mail adres op het magazijn, zodat de klant een verdere controle op het artikel kan uitvoeren alvorens zelf te verhuren of uit te lenen.

Tevens wordt er een inhuurorder aangemaakt bij de klant (B). Aangezien de order automatisch wordt aangemaakt door het systeem is deze alleen-lezen in te zien in RentMagic bij de klant. De inhuurorder wordt gebruikt om aantallen en mutaties te kunnen bijhouden die ervoor kunnen zorgen dat verhuurartikelen weer terug naar de leverancier gestuurd zijn.

Op het moment dat de artikelen en/of serienummers verhuurd zijn, dan zijn deze dus niet meer beschikbaar. Aan de zijde bij de klant (B) worden ze juist wel beschikbaar en zijn ze dus ingehuurd (of ingekocht).

De artikelen en/of serienummers zijn gedurende de volledige tijdsperiode van de verhuurorder bij de klant (B) steeds beschikbaar voor onderverhuur voor contractors, externe klanten of eigen personeel.

Op het moment dat de leverancier (A) de huur beëindigd - meestal na terug inname van artikelen, zijn de serienummers niet langer beschikbaar voor verhuur aan de klant zijde (B). Mogelijke orders die nog actief zouden zijn worden ook direct beëindigd.

Ook wordt de inhuurorder en bijbehorende regels in de omgeving van de klant (A) bijgewerkt.

Het artikel zal wel blijven bestaan aan de klant zijde (B).

In tegenstelling tot andere orders zal het voor een order die voor een consignatie magazijn wordt aangemaakt, niet mogelijk zijn om het afleveradres te wijzigen. Dat dit niet mogelijk is vanwege het feit dat anders problemen ontstaat tussen de synchronisatie van de onderlinge gegevens.

Verhuurorder aanmaken

Het gebruiken van consignatie wordt geïnitieerd vanuit de leverancierszijde (A). Daar wordt een verhuurorder opgemaakt naar de klant (B) waar de consignatie voor is ingesteld.

Om een verhuurorder aan te maken:

• Maak in omgeving A een verhuurorder aan voor de klant B. Klik hier voor meer informatie voor het aanmaken van een order. De artikelen die je plaatst op de verhuurorder moeten publiekelijk zichtbaar zijn. Meer informatie om artikelen publiekelijk zichtbaar klik hier.
  
  
• Zorg ervoor dat je tijdens het aanmaken van de order het juiste afleveradres gebruikt welke is ingesteld voor de consignatie.
  • Je kunt dit controleren door het adres op te zoeken, zoals in deze handleiding beschreven. Kijk dan of bij sectie Logistiek het veld consignatie adres in ingeschakeld. Tijdens de installatie van de consignatie wordt dit veld ingeschakeld.
• Na het aanmaken van de verhuurorder in omgeving A is het belangrijk deze in te laden in omgeving B. In omgeving B open je de juiste leverancier van de consignatie. Klik hier voor meer informatie om een leverancier te zoeken en te openen.
• Klik op het tabblad Orders.
• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Orders synchroniseren. Eventueel nieuwe orders vanuit de leverancierszijde worden gesynchroniseerd.
• Dubbelklik de nieuwe order.

Het tabblad Algemeen van de order wordt geopend.

• Klik op het tabblad Artikelen. Controleer de artikelen en kijk of deze zijn ontvangen voor consignatie.

Artikel informatie

Het artikel wat beschikbaar gesteld wordt vanuit de leverancierszijde krijgt hetzelfde artikelnummer en deze dient ook hetzelfde te blijven. Zodra hier een wijziging op plaatsvindt, dan wordt de connectie onderling verbroken. Mocht je in je omgeving het artikelnummer willen wijzigen, dan krijg je daarvoor wel een waarschuwing.

Alle standaard informatie van het artikel wordt mee verstuurd vanuit de leverancier, echter mits het een artikel betreft bestaande uit serienummers, ben je wel vrij om eventueel zelfstandige serienummers aan te maken die niet vanuit de leverancier beschikbaar gesteld zijn (ingehuurd zijn).

De volgende velden zijn van belang om in de gaten te houden na het synchroniseren om eventuele informatie nog aan te vullen.

Alle velden krijgen dezelfde waarde bij de klant en zijn niet te wijzigen, behalve:

• Artikelgroep: De eerste artikelgroep binnen RentMagic wordt automatisch geselecteerd als het artikel voor de eerste keer wordt aangemaakt bij de klant. Wijzig deze indien nodig na controle.
• Basisprijs voor periodeprijsberekening: deze zal leeg blijven. Vul deze zo nodig aan na controle.