You can use a quotation to send an overview of costs to a customer. A quotation contains an overview of the budget without any obligations in the system. - This article is under construction -
Het overzicht van de offertes wordt nu geopend. Het overzicht is standaard gefilterd op status. Boven het overzicht kun je de filter wijzigen, zodat offertes in de andere status weergegeven worden.Met het maken van een offerte worden geen voorraadreserveringen gemaakt op artikelen. In RentMagic kunnen eenvoudig offertes worden aangemaakt en later worden aangepast.
Offertes kunnen alleen worden aangemaakt voor klanten die in het systeem zijn ingevoerd. De offertes kunnen worden samengesteld uit artikelen voor verkoop en/of verhuur. Het rapport achter een offerte kan volledig worden aangepast. Ook kunnen er meerdere rapportsjablonen worden vastgelegd, zodat de juiste lay-out wordt getoond voor een klant. Offertes kunnen op deze manier ook in meerdere talen worden aangelegd. Het is ook mogelijk om met meerdere valuta’s te werken.
Offerte status
Een offerte kan zich in meerdere statussen bevinden. Afhankelijk van de status kan de offerte naar een volgende staat gaan. Als een offerte wordt goedgekeurd is het mogelijk om er een reservering of order van te maken. Als een reservering of order wordt aangemaakt, heeft dit natuurlijk invloed op de vrije of fysieke voorraad. Een offerte op zichzelf heeft echt nog geen invloed op de voorraad en is voor het systeem niets anders dan een prijsafgifte naar een klant.
De volgende statussen zijn bekend bij een offerte:
Open
Als een offerte wordt aangemaakt, komt deze automatisch in de status open. De offerte blijft en de status open, zolang deze niet is verzonden naar de klant.
Verzonden
Zodra een offerte klaar is voor verzending, kan de offerte verzonden worden. Als de offerte naar de klant is gestuurd, kun je de status wijzigen in verzonden.
Akkoord
Als een klant akkoord heeft gegeven voor een offerte, kun je de offerteplaatsen in de statusakkoord. Er hoeft dan nog niet direct een order te worden aangemaakt, zolang dit nog niet is gedaan blijft de offerte steeds in status akkoord.
Order
Als een offerte is goedgekeurd door de klant, en er direct een order van gemaakt kan worden, dan komt de order automatisch in de status order. De offerte zal steeds in de status order blijven staan. De offerte blijft gewoon bestaan, tenzij deze wordt verwijderd.
Afgewezen
Als een klant niet akkoord is met de offerte, kun je deze in zijn geheel afwijzen. De offerte komt terecht in de status afgewezen. De offerte blijft wel bestaan, zolang deze niet wordt verwijderd.
Voorraad
Offertes hebben totaal geen invloed op de voorraad van artikelen. Dit komt vanwege het feit dat offertes niets anders zijn dan een prijsafgifte naar de klant. Zolang de klant geen akkoord geeft, wordt er niets gereserveerd. Pas als er een reservering of order wordt aangemaakt, na de goedkeuring van een offerte, zal dit invloed hebben op de voorraad. Tijdens het aanmaken van de offerte kan wel voor een bepaalde periode gekeken worden hoe het zit met de voorraad, m.a.w. de beschikbaarheid. De beschikbaarheid laat zien hoeveel artikelen en op voorraad zijn voor de te reserveren periode. Immers tijdens het aanmaken van de offerte zijn de tijdstippen voor de verhuur vaak al bekend.
Verzenden, factuur start-, einddatum en retour
Op de offerte kunnen voor verhuurartikelen een aantal velden worden ingevoerd. Naar gelang kunnen deze later ook weer worden aangepast op de order. Tijdens de prijsberekening als artikelen geplaatst worden op de offerte, wordt natuurlijk wel rekening gehouden met de geselecteerde periode. Als de datumvelden veranderd worden op de offerte, is het wel raadzaam de prijzen goed in de gaten te houden. Het is belangrijk dat alles goed wordt gecalculeerd.
De data die gebruikt moet worden op de orderregels, oftewel op de artikelen, kan in eerste instantie al ingesteld worden tijdens de aanmaak van de offerte. Vul alle datumvelden goed in en na de selectie van de periode op nieuwe regels, worden automatisch de velden ingevuld als je artikelen toevoegt op de offerte. Controleer het natuurlijk goed als je de artikelen aan het plaatsen bent, want deze kunnen per artikel afwijken als je bijvoorbeeld met deelleveringen werkt.
Het is belangrijk te weten dat RentMagic zich voor de facturatie oriënteert op de offerte- en orderregels, oftewel de artikelen, in plaats van op de offerte of order zelf. Dat betekent dat bij het aanmaken van een offerte of order het ook mogelijk is om verschillende artikelen voor een verschillende periode te verhuren. De datumvelden van de verschillende artikelen mogen dus afwijken. Dit geeft extra flexibiliteit, want je hoeft niet voor iedere afwijkende periode een losse offerte of order aan te maken.
De velden factuur start en factuur eind zijn volledig indicatief. Deze hebben uitsluitend invloed op de prijsberekening.
Magazijn
Tijdens de aanmaak van een offerte is het ook belangrijk het juiste magazijn mee te geven. Alle oriëntatie vindt dan plaats op het geselecteerde magazijn. Wordt er in een later stadium van de offerte een order aangemaakt, dan zal de voorraadmutatie plaatsvinden in het geselecteerde magazijn. Als je dus van meerdere magazijn gebruik maakt, is het belangrijk het juiste magazijn te selecteren. Dit kun je doen op de offerte zelf, of voordat je de offerte module start, in de magazijn keuze.
Open overzicht offertes
Om het overzicht van je offertes binnen RentMagic te openen:
Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Documenten > Offertes.
Het overzicht van de offertes wordt nu geopend.
Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifieke offerte te zoeken.
Nieuwe offerte
Met een offerte is het mogelijk om een prijsopgave te versturen naar een klant. Een offerte is een begroting zonder enige verplichtingen in het systeem.
Om een nieuwe offerte aan te maken:
Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe offerte wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande offerte.
Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden. Het is belangrijk een offerte zo compleet mogelijk in te vullen. Zeker om op een later tijdstip extra informatie terug te halen is het belangrijk dat het offertedocument zo compleet mogelijk is. Zorg zeker dat de ingevoerde datumvelden op orde zijn.
Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de offerte zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
De offerte is dan nog niet klaar, maar de offertekop (tabblad Algemeen) is in ieder geval volledig. De offerte krijgt nu ook een uniek nummer, namelijk het offertenr. De offerte komt in status open.
Voeg artikelen toe aan de offerte om deze compleet te maken.
Offerte wijzigen
Zolang een offerte nog niet is verzonden, kun je deze nog wijzigen.
Om een bestaande offerte te wijzigen:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke offerte te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende offerte in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde offerte.
Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Klik hier voor meer informatie om artikelen te wijzigen op de offerte.
Offerte verwijderen
Je kunt een offerte altijd verwijderen. Maar het kan altijd makkelijk zijn om een offerte te bewaren voor een later tijdstip. Het is een soort naslagwerk op je administratie om bijvoorbeeld later prijzen te kunnen inzien die je eerder hebt gehanteerd. Houdt er dus rekening mee dat het niet gebruikelijk is om offertes te verwijderen. Een offerte kan niet verwijderd worden als de offerte is verzonden, geaccepteerd of omgezet is naar een order.
Om een offerte te verwijderen:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke offerte te zoeken.
Selecteer de offerte in het overzicht.
Klik op Verwijderen in de actiebalk.
Bevestig de melding.
De offerte met alle bijbehorende informatie zal nu worden verwijderd uit RentMagic.
Offerte afdrukken of exporteren
Om een offerte af te drukken:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke offerte te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende offerte in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde offerte.
Klik in de actiebalk op Afdrukken.
Het afdrukken dialoog wordt geopend.
Selecteer het juiste Rapporttype van het document wat je wilt afdrukken.
Indien nog niet het geval, selecteer bij Bestandstype de waarde Pdf.
Selecteer de gewenste Taal.
Klik vervolgens op Verzenden om de afdrukopdracht te starten.
Het document wordt gegenereerd en weergegeven.
Om het document af te drukken (printen):
Klik op het afdrukken knopje om het afdrukdialoog van de internet browser te starten.
Volg vervolgens de instructies op het scherm om het afdrukken te starten.
Om het document te exporteren naar PDF:
Klik op het download knopje om het exportdialoog van de internetbrowser te starten.
Volg vervolgens de instructies op het scherm om het exporteren naar een lokaal bestand te starten.
Offerte dupliceren
Een bestaande offerte kan worden gedupliceerd voor dezelfde of een andere klant.
Het is heel eenvoudig om een offerte te dupliceren of te kopiëren. De offerte kun je ook kopiëren voor een andere klant. Alle condities en artikelen van de bron offerte worden in één keer gekopieerd. Let op: ook de prijzen worden mee gekopieerd, dus het is belangrijk deze goed te controleren alvorens de gedupliceerde offerte wordt verzonden naar de klant.
Om een offerte te dupliceren:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke offerte te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende offerte in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde offerte.
Klik in de actiebalk op Dupliceren.
Het dupliceren dialoog wordt geopend.
Selecteer het juiste klantnummer waarvoor de nieuwe offerte bedoeld.
Klik op Verzenden om het dupliceren te starten.
De gedupliceerde offerte wordt direct geopend.
Controleer alle informatie op de nieuwe offerte zorgvuldig.
Status wijzigen
Nadat er handelingen zijn plaatsgevonden op de offerte kan deze van status worden gewijzigd. Dit wijzigen van status is voor de afhandeling en opvolging van belang.
Om een offerte van status te wijzigen:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke offerte te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende offerte in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde offerte.
Status Open indien de offerte terug aangepast dient te worden:
Klik in de actiebalk op Open.
Status Verzenden als de offerte per e-mail of per post is verzonden.
Klik in de actiebalk op Verzenden.
Status Accepteren als de offerte voor akkoord is door de klant, maar dat er nog niet per direct een order voor moet worden aangemaakt. Op een later tijdstip kan de order alsnog worden aangemaakt.
Klik in de actiebalk op Accepteren.
Status Afwijzen als de offerte niet akkoord is door de klant.
Klik in de actiebalk op Afwijzen.
De status wordt per direct bijgewerkt. Controleer voor de zekerheid de velden op de offerte.
Order maken
Een goedgekeurde offerte kun je direct omzetten in een order. De order wordt dan per direct aangemaakt in het systeem.
Een door de klant goedgekeurde offerte kan worden omgezet in een daadwerkelijke order. De order kan indien gewenst op details ook weer worden aangepast, onafhankelijk van de offerte. Bijvoorbeeld prijzen op een artikel, of andere condities die gelden op deze order.
Na het aanmaken van een order zal de status van de offerte wijzigen in order. Het is dan duidelijk dat deze offerte is goedgekeurd en dat er ook een daadwerkelijke order is aangemaakt. De offerte blijft historisch bestaan.
Om van een offerte een order te maken:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke offerte te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende offerte in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde offerte.
Klik in de actiebalk op Maak order.
De order wordt aangemaakt, de offerte status wordt bijgewerkt en de order wordt direct weergegeven.