A reservation is an intermediate step and is often used to receive orders from a frontend or RentMagic Shop. - This article is under construction -
The overview of all reservations in RentMagic will now open. The overview is filtered on status by default. Above the overview you can change the filter, so reservations will be shown in a different status.Een reservering wordt gebruikt als tussenstap, alvorens een order wordt aangemaakt. De reservering gedraagt zich hetzelfde als een order, met als enige verschil dat de reservering geen invloed heeft op de fysieke voorraad van artikelen. Een reservering is eigenlijk in het leven geroepen om eindgebruikers zelf een bestelling te kunnen laten doen. Vanuit het overzicht van de reserveringen zie je in één oogopslag wie er bepaalde artikelen heeft gereserveerd, om er vervolgens na goedkeuring een echte order van aan te maken. Eindgebruikers zelf dienen geen “echte” orders aan te maken, maar uitsluitend reserveringen. Het geeft je meer controle over het systeem.
Als jouw RentMagic omgeving gekoppeld is aan een front-end, via een API bijvoorbeeld, dan komen alle bestellingen van klanten terecht in het reserveringenoverzicht.
Het is mogelijk om van een reservering direct een order aan te maken.
Ook via de backend van RentMagic is het mogelijk om manueel een reservering vast te leggen. In een later stadium kun je deze dan omzetten naar een order.
Open overzicht reserveringen
Om het overzicht van je reserveringen binnen RentMagic te openen:
Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Documenten > Reserveringen.
Het overzicht van de reserveringen wordt nu geopend.
Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifieke reservering te zoeken.
Nieuwe reservering
Een reservering is een tussenstap en wordt vaak gebruikt om bestellingen te ontvangen van een frontend of RentMagic Shop.
Om een nieuwe reservering aan te maken:
Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe reservering wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande reservering.
Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden. Het is belangrijk een reservering zo compleet mogelijk in te vullen. Zeker om op een later tijdstip extra informatie terug te halen is het belangrijk dat het reserveringsdocument zo compleet mogelijk is.
Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de reservering zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
De reservering is dan nog niet klaar, maar de reserveringskop (tabblad Algemeen) is in ieder geval volledig. De reservering krijgt nu ook een uniek nummer, namelijk het reserveringsnr. De reservering komt in status open.
Voeg artikelen toe aan de reservering om deze compleet te maken.
Reservering wijzigen
Zolang een reservering nog niet is verzonden, kun je deze nog wijzigen.
Om een bestaande reservering te wijzigen:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke reservering te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende reservering in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde reservering.
Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Klik hier voor meer informatie om artikelen te wijzigen op de reservering.
Reservering verwijderen
Je kunt een reservering altijd verwijderen, als een bestelling geannuleerd wordt bijvoorbeeld.
Om een reservering te verwijderen:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke reservering te zoeken.
Selecteer de reservering in het overzicht.
Klik op Verwijderen in de actiebalk.
Bevestig de melding.
De reservering met alle bijbehorende informatie zal nu worden verwijderd. Als er al een order is aangemaakt van de reservering, zal de order wel blijven bestaan. Het verwijderen van een reservering is niet direct onomkeerbaar. De artikelen die op de reservering zijn geplaatst worden vervolgens weer vrijgegeven voor de voorraad.
Reservering afdrukken of exporteren
Om een reservering af te drukken:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke reservering te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende reservering in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde reservering.
Klik in de actiebalk op Afdrukken.
Het afdrukken dialoog wordt geopend.
Selecteer het juiste Rapporttype van het document wat je wilt afdrukken.
Indien nog niet het geval, selecteer bij Bestandstype de waarde Pdf.
Selecteer de gewenste Taal.
Klik vervolgens op Verzenden om de afdrukopdracht te starten.
Het document wordt gegenereerd en weergegeven.
Om het document af te drukken (printen):
Klik op het afdrukken knopje om het afdrukdialoog van de internet browser te starten.
Volg vervolgens de instructies op het scherm om het afdrukken te starten.
Om het document te exporteren naar PDF:
Klik op het download knopje om het exportdialoog van de internetbrowser te starten.
Volg vervolgens de instructies op het scherm om het exporteren naar een lokaal bestand te starten.
Order maken
Als de reservering klaar is om er een order van te maken, kun je de order aanmaken vanuit de reservering.
Om van een reservering een order te maken:
Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke reservering te zoeken.
Dubbelklik de desbetreffende reservering in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde reservering.
Klik in de actiebalk op Maak order.
De gegevens van de reservering worden gekopieerd naar een nieuwe order. Hierna zal de status van de reservering wijzigen in order. Het is dan duidelijk dat deze reservering is goedgekeurd en dat er ook een daadwerkelijke order is aangemaakt. De reservering blijft historisch bestaan zolang deze niet wordt verwijderd. De aangemaakte order wordt direct weergegeven.