Artikelen behoren tot de basis van het systeem. Artikelen zijn de verzameling van alle eenheden die verhuurd of verkocht kunnen worden.
Over het algemeen zijn dit fysieke producten, maar het kunnen ook diensten of toebehoren zijn. Een artikel is altijd generiek en kan bestaan uit uniek te identificeren producten. In RentMagic noem je dat een serienummer.
Alle artikelen die aangemaakt zijn in het systeem kunnen worden gebruikt op een offerte, reservering, order of factuur. Je kunt op offertes, reserveringen, orders en facturen ook artikelen gebruiken die niet in het systeem zijn aangemaakt. Dit zijn de zgn. vrije artikelen. Dit wordt tegelijkertijd aangeduid als je ze invoert in het systeem.
Een artikel zit in een bepaalde artikelgroep. Een artikel bestaat mogelijk uit een aantal serienummers. De serienummers zijn de unieke exemplaren. Een artikel hoeft niet altijd te bestaan uit serienummers. Tijdens het aanmaken van een artikel moet je dit kenbaar maken. Een artikel zonder serienummers kan niet individueel worden gevolgd.
Open overzicht artikelen
Om het overzicht van de artikelen binnen RentMagic te openen:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Artikelen > Basisgegevens > Artikelen.
Het overzicht van de artikelen wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifiek artikel te zoeken.
Nieuw artikel
Voor het aanmaken van een nieuw artikel dien je met een aantal zaken rekening te houden. Welke gegevens gebruik je precies van een artikel? Het beste wordt een artikel zo compleet mogelijk gevuld binnen RentMagic, zodat je altijd alle informatie bij de hand hebt. Als er een integratie gemaakt wordt met andere software systemen is het belangrijk om het artikelnummer gelijk te maken met dit systeem. Het artikelnummer is uniek en identificerend, zorg ervoor dat je tijdens het aanmaken van een nieuwe artikel ook een uniek artikelnummer invoert.
Bij het aanmaken van een artikel kun je het beste zo compleet mogelijk alle velden invullen.
Om een nieuw artikel aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuw artikel wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaand artikel.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden. Het is belangrijk een artikel zo compleet mogelijk in te vullen.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van het artikel zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
Het artikel is aangemaakt en kan worden gebruikt.
Artikel wijzigen
Gegevens van artikelen kunnen zo nu en dan wijzigen. Als je geen gebruik maakt van een automatische koppeling met een ander softwaresysteem waarin artikelen worden beheerd, is het mogelijk om een artikel hier te wijzigen.
Om een bestaand artikel te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek artikel te zoeken.
- Dubbelklik het desbetreffende artikel in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van het geselecteerd artikel.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
De gegevens van het artikel zijn dan direct actief. Echter houdt er rekening mee dat reeds aangemaakte documenten, zoals offertes, orders en facturen nog steeds de gegevens bevatten van voor de wijziging. Immers is deze informatie historisch, wat betekent dat deze niet zomaar aangepast worden. Alleen bij nieuwe documenten, zoals nieuwe offertes of orders, zullen de nieuwe gegevens van het artikel gebruikt worden.
Nadat de wijzigingen zijn doorgevoerd is het aan te raden om ook de tabbladen te doorlopen om aanvullende informatie te controleren.
Artikel verwijderen
Als je een artikel voor een langere tijd niet gebruikt is het mogelijk een artikel te verwijderen. Zorg er wel voor dat de artikelcode op vervallen staat, anders kun je het artikel niet verwijderen. Het artikel zal blijven bestaan op reeds bestaande handelsdocumenten, omdat de informatie op de documenten blijft bestaan. We noemen dit zogenaamde historische gegevens.
Om een artikel te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek artikel te zoeken.
- Dubbelklik het artikel.
- Wijzig de Artikelcode van het artikel in de sectie Financieel naar de waarde Vervallen.
- Klik op Opslaan in de actiebalk.
Het artikel wordt nu met de status Vervallen opgeslagen. Het is nu mogelijk om het artikel definitief te verwijderen.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
Het proces is onomkeerbaar en het artikel wordt definitief uit het systeem verwijderd. Er zal wel eerst een controle plaatsvinden of er nog gerelateerde tabellen zijn die het verhinderen om het artikel te verwijderen.