Wat is een serienummer?

Serienummers zijn de unieke exemplaren van een artikel en hebben een uniek serienummer, zodat je het altijd individueel kunt volgen.

Synoniemen: asset, uniek exemplaar, product

Met een serienummer is het mogelijk om een volledige track-and-trace te doen, precies bij te houden wat er met een artikel is gebeurd. Wanneer is het artikel verhuurd geweest? Wanneer is het artikel in onderhoud geweest? In hoeverre is het artikel al afgeschreven? Wat heeft het artikel precies opgebracht tot nu toe? Allemaal vragen die je kunt beantwoorden als artikelen of producten uniek geïdentificeerd worden.

Artikelen met serienummers – en dus de serienummers zelf – zijn alleen maar te verhuren. Je kunt dus alleen maar serienummers aanmaken bij artikelen van het type periodiek of periodiek/teller.

In vele gevallen worden serienummers aangemaakt als de verhuurde artikelen een bepaalde waarde overstijgen. De eenvoudigere of goedkopere artikelen worden vaak niet uniek geïdentificeerd en behoeven dan geen serienummer. Vanuit het beleid in jouw organisatie kun je bepalen wanneer je een artikel wel of geen serienummers geeft.

Je kunt serienummers aanmaken op de artikel details kaart, in het tabblad serienummers. Je kunt ze ook via de module serienummers toevoegen.

Open overzicht serienummers

Om het overzicht van de serienummers binnen RentMagic te openen:

• Navigeer in het hoofdmenu naar Artikelen > Basisgegevens > Serienummers.

Het overzicht van de serienummers wordt nu geopend.

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek serienummer te zoeken.

Nieuw serienummer

Je kunt bij een bestaand artikel met serienummers altijd een extra serienummer toevoegen. Bijvoorbeeld als je een nieuw product hebt ingekocht, dan moet je een serienummer aanmaken. Op het moment dat je een nieuw serienummer aanmaakt, dan zal de voorraad automatisch opgehoogd worden in het huidige magazijn. Het serienummer kan dan direct beschikbaar gesteld worden voor verhuur.

Zorg ervoor dat je tijdens het aanmaken altijd een uniek serienummer invoert, dit is een eis van het systeem. Het is wenselijk om een bepaalde strategie op te stellen binnen jouw organisatie, om de juiste nummering aan te houden. Zodat de nummering herkenbaar is. Om vervuiling tegen te gaan binnen het systeem is het altijd beter eigengemaakte serienummers te gebruiken. Ook fabrikant- of leverancier serienummers kunnen op een serienummer worden toegevoegd, zodat je altijd kan herleiden waar je het product hebt ingekocht. Ook als er een reparatie of garantiegeval optreedt, dan heb je altijd de oorspronkelijke informatie bij de hand.

Bij het aanmaken van een serienummer kun je het beste zo compleet mogelijk alle velden invullen.

Om een nieuw serienummer aan te maken:

• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.

Het details formulier voor het aanmaken van een nieuw serienummer wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaand serienummer.

• Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden. Het is belangrijk een serienummer zo compleet mogelijk in te vullen. Controleer ook de informatie vanuit de artikel details.
• Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van het serienummer zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.

Het serienummer is aangemaakt en kan worden gebruikt.

Serienummer wijzigen

Gegevens van serienummers kunnen wijzigen.

Om een bestaand serienummer te wijzigen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek serienummer te zoeken. 
• Dubbelklik het desbetreffende serienummer in het overzicht.

Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van het geselecteerd serienummer.

• Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
• Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
• Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.

De gegevens van het serienummer zijn dan direct actief. Houdt er wel rekening mee dat reeds aangemaakte documenten, zoals offertes, orders en facturen nog steeds de gegevens bevatten van voor de wijziging.

Nadat de wijzigingen op het serienummer zijn doorgevoerd is het aan te raden om ook de tabbladen te doorlopen om aanvullende informatie te controleren.

Serienummer verwijderen

Als een serienummer niet meer gebruikt wordt, of bijvoorbeeld defect is, is het mogelijk het serienummer te verwijderen. Na het verwijderen zal de voorraad automatisch aangepast worden. Het serienummer zal uit voorraad genomen worden bij het desbetreffende magazijn. Wil je historische informatie van het serienummer intact houden, is het niet aan te bevelen het serienummer te verwijderen. Je kunt beter de status veranderen.

Om een serienummer te verwijderen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek serienummer te zoeken. 
• Selecteer het serienummer.
• Klik op Verwijderen in de actiebalk.
• Bevestig de melding.

Het serienummer wordt verwijderd uit het systeem.

Bulk aanmaken

Je kunt serienummers ook in bulk aanmaken. Je maak dan in één keer meerdere serienummers aan. Als je grotere partijen serienummers inkoopt of wilt aanmaken vanuit je magazijn dan is dit een handige functie.

Om serienummers in bulk aan te maken:

• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Bulk aanmaken.

Het details formulier voor het bulk aanmaken van nieuwe serienummer wordt weergegeven. 

• Vul alle velden in het formulier zo compleet mogelijk in:
  • Voorvoegsel: het eerste gedeelte voor de nummering van het serienummer. Automatisch stelt het systeem het artikelnummer voor als voorvoegsel.
  • Scheidingsteken: een eventueel scheidingsteken tussen het voorvoegsel en het oplopende nummer van het serienummer.
  • Lengte achtervoegsel: hoeveel karakters het automatische nummer dient te zijn wat gegenereerd wordt voor het serienummer. Het achtervoegsel wordt geplaatst achter het scheidingsteken.
  • Aantal: de hoeveelheid serienummers wat automatisch in bulk moet worden gegenereerd.
  • Artikelnr.: het artikelnummer waarvoor de serienummers moeten worden gegenereerd.
  • Status: de status die de gegenereerde serienummers krijgen.
  • Behoort toe aan persoon: mits de serienummers toegekend zijn aan een individuele contactpersoon is het mogelijk deze in te stellen. Laat deze leeg als dit niet van toepassing is.
  • Inkoopdatum: de datum wanneer de serienummers zijn ingekocht.
  • Inkoopprijs: de inkoopprijs van de serienummers. De standaardwaarde wordt van de artikeldetails gekopieerd.
  • Restwaarde na afschrijving: de restwaarde van de serienummers nadat ze zijn afgeschreven. De standaardwaarde wordt van de artikeldetails gekopieerd.
  • Locatie: indien RentMagic is ingericht voor het gebruik van magazijnlocaties kan een locatie worden meegegeven tijdens het aanmaken van de serienummers.
• Klik op Verzenden om de serienummers werkelijk aan te maken.

Afhankelijk van de hoeveelheid kan het enkele ogenblikken duren voordat de serienummers worden aangemaakt. Nadat de serienummers zijn aangemaakt wordt er een apart overzicht weergegeven van de aangemaakte serienummers. Vanuit dit overzicht is onder andere mogelijk om labels af te drukken bijvoorbeeld.

• Nadat de vervolg handelingen zijn verricht kun je het overzicht sluiten.
• Vernieuw het overzicht onder het tabblad Serienummers van het desbetreffende artikel om het overzicht compleet te maken met de zojuist aangemaakte serienummers.

Omnummeren

In uitzonderlijke situaties dient een serienummer te worden verplaatst naar een ander artikel. Dit kan wel eens gebeuren als er binnen de organisatie een wijziging van de structuur van de artikelen plaatsvindt.

Om een serienummer om te nummer:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek serienummer te zoeken. 
• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Omnummeren.

Het omnummeren formulier wordt geopend.

• Selecteer het nieuwe artikelnummer bij het veld Artikelnr.
• Klik op Verzenden.

Het serienummer wordt verplaatst naar het nieuw geselecteerde artikel. Het serienummer zal niet langer actief zijn bij het vorige artikel.

Afkopen

Je kunt een serienummer afkopen op het moment dat een klant dit wenst. Dat betekent als de klant het vraagt tijdens een actieve order om een serienummer af te kopen, dat je dat vanuit deze module doet. De afkoop zorgt ervoor dat de voorraad gemuteerd wordt en dat het serienummer op inactief geplaatst wordt. Echter voor de financiële afhandeling dien je zelf zorg te dragen door middel van het aanmaken van een verkooporder van het desbetreffende serienummer. Een afkoop kan alleen maar plaatsvinden op een serienummer, oftewel uniek exemplaar.

Om een serienummer af te kopen (of af te laten kopen):

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek serienummer te zoeken. 
• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Afkopen.

Het afkopen dialoog wordt geopend.

• Vul de juiste prijs in bij het veld Prijs.
• Klik op Verzenden.

Af afkoop vindt direct plaats. Er wordt op dezelfde order een extra regel aangemaakt met daarop de afkoop gespecificeerd met de ingevoerde prijs. Het serienummer wordt op status afgekocht geplaatst.

Blokkeren of vrijgeven

Je kunt een serienummer tijdelijk of permanent blokkeren. Je doet dit door het serienummer on hold te plaatsen. Nadat je besluit het serienummer weer actief te maken kun je het vervolgens weer deblokkeren op precies dezelfde manier.

Om een serienummer te blokkeren of vrij te geven:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek serienummer te zoeken. 
• Als de huidige status van het serienummer On hold (geblokkeerd) is:
  • Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op On hold/release.
  • De status wordt vervolgens In magazijn waardoor het serienummer weer te gebruiken is.
• Als de huidige status van het serienummer In magazijn (vrij) is:
  • Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op On hold/release.
  • De status wordt vervolgens On hold (geblokkeerd) waardoor het serienummer geblokkeerd is en niet meer te gebruiken is voor verhuur.

Afdrukken

Wil je labels afdrukken voor serienummer voor een makkelijke identificatie? Dit kun je in bulk doen om ook grote partijen serienummers in één keer af te drukken.

Om een label af te drukken van een serienummer:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek serienummer te zoeken. 
• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Afdrukken.

Het afdrukken dialoog wordt geopend.

• Selecteer het juiste Rapport type van het document wat je wilt afdrukken.
• Indien nog niet het geval, selecteer bij Bestandstype de waarde Pdf.
• Selecteer de gewenste Taal.
• Klik vervolgens op Verzenden om de afdrukopdracht te starten.

Het document wordt gegenereerd en weergegeven.

• Om het document af te drukken (printen):
  • Klik op het afdrukken knopje  om het afdrukdialoog van de internet browser te starten.
  • Volg vervolgens de instructies op het scherm om het afdrukken te starten.
• Om het document te exporteren naar PDF:
  • Klik op het download knopje  om het exportdialoog van de internetbrowser te starten.
  • Volg vervolgens de instructies op het scherm om het exporteren naar een lokaal bestand te starten.