Een klant is een organisatie of persoon waar handel mee gedreven wordt.
Elk handelsdocument (offerte, reservering, order of factuur) is gekoppeld aan een klant. Klanten kunnen contactpersonen toegewezen krijgen, zodoende deze personen verantwoordelijk worden voor de huur van artikelen.
Een klantenkaart bevat veel informatie, zowel standaard informatie welke van belang is voor de handelsactiviteiten, als ook financiële en BTW gegevens.
Welke gegevens gebruik je precies van een klant? Welke gegevens zijn relevant om op te slaan, en welke niet. Het is belangrijk om na te gaan of andere software gebruikt wordt voor het beheer van klanten. Als je financiële software gebruikt, bestaat de kans dat klanten in dit systeem aangemaakt moeten worden. Een klant- of een debiteurnummer is dan al bekend. Om problemen te voorkomen is het belangrijk de nummering van klanten in RentMagic gelijk te houden met de nummering in het andere systeem.
Afhankelijk van je organisatie kan een klant een organisatie of een particulier zijn.
In sommige gevallen wordt RentMagic gebruikt naast een ander CRM pakket waarin klanten worden beheerd. Dit kan invloed hebben op de juiste werking, bijvoorbeeld het toevoegen of het wijzigen van een klant. Informeer je beheerder of partner hoe dit is ingesteld op jouw omgeving.
Open overzicht klanten
Om het overzicht van je klanten binnen RentMagic te openen:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Relaties > Basisgegevens > Klanten.
Het overzicht van de klanten wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke klant te zoeken.
In sommige gevallen wordt RentMagic gebruikt naast een ander CRM pakket waarin klanten worden beheerd. Dit kan invloed hebben op de juiste werking, bijvoorbeeld het toevoegen of het wijzigen van een klant. Informeer je beheerder of partner hoe dit is ingesteld op jouw omgeving.
Soms worden klanten automatisch aangemaakt via de koppeling met het andere systeem. Op dat moment hoef je geen rekening te houden met de aanmaak van de klanten. Natuurlijk is het wel belangrijk om bepaalde informatie te wijzigen op de klantenkaart, zodat de handelsactiviteiten optimaal verlopen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het instellen van prijzen, specifieke klantprijzen, en het vullen van dimensies. Immers niet alle informatie zal bijvoorbeeld vanuit een financieel systeem komen.
Nieuwe klant
Om een nieuwe klant aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe klant wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande klant.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de klant zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
Klant wijzigen
Om een bestaande klant te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke klant te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende klant in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde klant.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Houdt er rekening mee dat reeds aangemaakte handelsdocumenten, zoals offertes, orders en facturen nog steeds de gegevens bevatten van voor de wijziging. Immers is deze informatie historisch, wat betekent dat deze niet zomaar aangepast wordt. Alleen bij nieuwe handelsdocumenten zullen de nieuwe gegevens van de klant gebruikt worden.
Klant verwijderen
Als een klant gedurende een langere tijd niet meer gebruikt wordt, is het mogelijk om deze te verwijderen. Houdt er echter rekening mee dat ook alle handelsdocumenten die gekoppeld zijn aan deze klant eerst zullen moeten worden verwijderd. Dat komt vanwege het feit dat klantinformatie fiscaal gezien informatie is die je niet zomaar mag verwijderen. Denk er ook goed over na voordat je deze actie uitvoert.
Om een klant te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke klant te zoeken.
- Selecteer de klant in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De klant wordt per direct verwijderd uit het systeem.
- Sluit of vernieuw eventuele modules of overzichten die nog geopend zijn.
Gerelateerde artikelen
Er zijn gerelateerde modules die best eens voor je van belang kunnen zijn.
Zijn je klantgroepen al aangemaakt om de juiste boekingen te maken en condities in te stellen?