Wat zijn rapportsjablonen en wat kun je ermee?

Rapportsjablonen heb je nodig om rapporten te kunnen genereren. Een sjabloon vertelt meer over de opmaak en het design hoe een uiteindelijke rapport eruit moet komen te zien.

In de module rapportsjablonen kun je rapportsjablonen beheren. Je kunt rapportsjablonen (templates) aanmaken, bewerken of verwijderen. De sjablonen kunnen volledig worden aangepast naar wens. De ingebouwde rapport generator is zeer uitgebreid.

Rapporten kunnen worden aangemaakt, om vervolgens binnen het systeem te gebruiken. Dit zijn dan zogenaamde documentrapporten, gekoppeld aan een type document binnen het systeem. Echter het is ook mogelijk om eigen gemaakte rapporten te definiëren en in te richten. Deze rapporten zijn niet gekoppeld aan een standaard document binnen het systeem, maar het zijn vrije rapporten die je ten alle tijden kunt oproepen. Deze rapporten kunnen bijvoorbeeld gemaakt worden voor maandelijkse rapportages, of managementrapportages.

Open overzicht rapportsjablonen

Om het overzicht van je rapportsjablonen binnen RentMagic te openen:

• Navigeer in het hoofdmenu naar Instellingen > Rapportage en e-mail > Rapportsjablonen.

Het overzicht van de sjablonen wordt nu geopend.

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek sjabloon te zoeken.

Nieuw rapportsjabloon

Als je de RentMagic omgeving met meerdere talen inricht, is het raadzaam de verschillende rapportsjablonen ook in diverse talen aan te maken. Tijdens het werkproces binnen RentMagic kun je documenten selecteren wanneer nodig. De gewenste taal kan dan worden geselecteerd vanuit het overzicht van de sjablonen. Ook als er gebruik gemaakt wordt van meerdere valuta, is het aan te bevelen om ook hiervoor verschillende rapportsjablonen aan te maken.

Tijdens het aanmaken van een rapportsjabloon kun je ook aangeven welk e-mail sjabloon gebruikt kan worden. Dit is alleen nodig als het rapport wat gegenereerd wordt door het systeem ook per e-mail verstuurd kan worden.

Om een nieuw rapportsjabloon aan te maken:

• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.

Het details formulier voor het aanmaken van een nieuw sjabloon wordt weergegeven.

• Vul alle velden zo compleet mogelijk in.
• Klik in de actiebalk op Opslaan.

Het rapportsjabloon is opgeslagen.

• Klik op Open sjabloon designer om de inhoud van het sjabloon te bewerken.

Rapportsjabloon wijzigen

Je kunt een bestaand rapportsjabloon aanpassen indien nodig. Je kunt het rapport ook inhoudelijk wijzigen als er een wijziging dient plaats te vinden op de lay-out of het design.

Om een bestaand rapportsjabloon te wijzigen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek rapportsjabloon te zoeken. 
• Dubbelklik het desbetreffende sjabloon in het overzicht.

De details worden geopend met daarin de informatie van het geselecteerde sjabloon.

• Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
• Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
• Klik op Open sjabloon designer om de inhoud van het sjabloon te bewerken.

Rapportsjabloon verwijderen

Veldinformatie

Rapport informatie

• Rapport naam
  Hier vul je de naam of omschrijving van het sjabloon in. Deze moet makkelijk te herkennen zijn gedurende het werken in RentMagic als er bijvoorbeeld een afdruk gemaakt wordt.

• Bijbehorend proces document
  Hier selecteer je wat voor type sjabloon je wilt maken, mits het rapport gekoppeld is aan een handelsdocument. Dit is geen verplicht veld. Als je een vrij rapport wilt maken wat niet gekoppeld is aan een handelsdocument, kun je dit veld leeg laten.
• Bijbehorend e-mailsjabloon
  Je kunt het rapport koppelen aan een e-mailsjabloon, dit is niet verplicht. Bij het verzenden van dit rapport via e-mail wordt dan het rapport als bijlage mee verzonden.

Bijlage