Instellingen voor de verhuurprocessen en alle andere manieren van handel binnen RentMagic.
Veldinformatie
Standaardweergave
Weergave instellingen binnen geheel RentMagic.
- Serienummers op artikeloverzicht groeperen
Of serienummers niet weergegeven moeten worden voor het groeperen in artikeloverzicht binnen RentMagic. Dit is een instelling voor de gebruikers binnen RentMagic zelf.
- Vrije artikelen in scanbox toestaan
Om vrij invoerbare artikelen tijdens het toevoegen van artikelen op een order toe te staan. Sommige organisaties werken met vrije artikelen en sommige organisaties niet.
Datums
Alle instellingen gerelateerd tot het gebruik van datums binnen RentMagic.
- Gebruik datum en tijd notaties
Deze instelling zorgt ervoor dat producten kunnen worden verhuurd voor een kleinere periode dan een dag. In sommige situaties is het nodig om producten voor enkele uren, of een halve dag te verhuren. Deze instelling dient dan te worden ingeschakeld. Als je producten voor minimaal een dag verhuurd, hoef je deze instelling niet in te schakelen. Enkele voorbeelden:
Voorbeeld van verhuur met gebruik datum/tijd:
02-03-2017 12:00 t/m 02-03-2017 13:00 = 1 uur
Voorbeeld zonder gebruik datum/tijd:
02-03-2017 t/m 02-03-2017 = 1 dag
Door gebruik te maken van verhuurperiodes zonder datum/tijd, maar alleen met datum, worden de uitgifte- en innametijden als variabel gezien. Tijd is dus niet relevant voor de prijsberekening. Door hier gebruik van te maken, wordt ervan uitgegaan dat de producten maar eenmaal per dag uitgegeven kunnen worden. Er hoeven geen artikelperiodes aangemaakt te worden die korter zijn dan 1 dag. Wanneer je de waarde actief maakt zal de applicatie de tijdwaardes in datum en tijd weergeven. - Verwacht einde-huur verplicht invoeren op orders
Of het verplicht is om de einde-huur datum (en/of tijd) van de artikelen op de order in te voeren. Als er altijd met verhuur gewerkt wordt waarbij de einde huur bekend is, dan is het wel te adviseren dit verplicht te maken. Als er ook gewerkt wordt met orders voor onbepaalde tijd, dan is het te adviseren deze instelling niet in te schakelen.
- Verwachtte start- en eindmomenten weergeven
Of de verwachtte start- en eindmomenten van de orders bekend moeten gemaakt worden tijdens het verhuurproces.
Conflicten
Alle instellingen gerelateerd tot conflicten binnen RentMagic.
- Toestaan om een reservering op te slaan met een voorraadconflict
Als er onvoldoende voorraad beschikbaar is van een artikel het toe staan om een reservering op te slaan met het artikel. Als deze instelling niet ingeschakeld is, dan is het niet mogelijk om de reservering op te slaan. Er wordt wel een melding gegeven. - Toestaan om een order op te slaan met een voorraadconflict
Als er onvoldoende voorraad beschikbaar is van een artikel het toe staan om een order op te slaan met het artikel. Als deze instelling niet ingeschakeld is, dan is het niet mogelijk om de order op te slaan. Er wordt wel een melding gegeven. - Artikelen met attest conflicten mogen gescand worden
Als een contactpersoon op een order de juiste attesten niet heeft mogen artikelen alsnog wel op de order geplaatst worden. Levering kan niet plaatsvinden als er geen attest match is.
Artikelen
Algemene instellingen gerelateerd tot artikelen binnen RentMagic.
- Verhuurperiode prijzen vasthouden
Als een order aangemaakt wordt dan worden de verhuurperiode prijzen van de artikelen die op de order geplaatst worden vastgehouden gedurende de gehele looptijd van de order. Als de instelling uit staat, wordt de prijs opnieuw berekend als er bijvoorbeeld tussentijds gefactureerd wordt.
Serienummers
Instellingen voor de unieke exemplaren van artikelen.
- Serienummers direct verkoopbaar maken op order
Als het mogelijk moet zijn om serienummers die verhuurd zijn ook af te kunnen kopen. Het afkoopproces geeft aan wat de nominale prijs is voor verkoop van het serienummer op dat moment. - Serienummers verbergen in het scan veld
Bij het scanproces (via een barcode scanner) is het mogelijk om serienummers te verbergen om die op een later tijdstip via het voorbereiden te kunnen toevoegen. Als de serienummers verborgen blijven, dan wordt het voorbereiden altijd afgedwongen voordat een uitlevering kan plaatsvinden.
Handelsdocumenten
Algemene instellingen gerelateerd tot handelsdocumenten binnen RentMagic.
- Gebruik verhuurperiodes voor artikelen op offertes, reserveringen en orders
Met het gebruik van verhuurperiodes worden er vaste periodes op orderregels bijgehouden met een bijbehorende prijs. Als RentMagic voor lease-functionaliteit wordt gebruikt is het interessant om maandelijks (of wekelijks) dezelfde prijs te hanteren tijdens facturatie richting de klant. Als je geen verhuurperiodes gebruikt worden de start- en einddatum gebruikt, eventueel in combinatie met tijdvakken. - Gebruik transactietypes
Transactietypes zijn bedoeld om een bepaalde groepering toe te passen op handelsdocumenten, bijvoorbeeld op orders. Als je transactietypes gebruikt kunnen deze op orders worden ingevoerd.
Offertes
Alle instellingen gerelateerd tot offertes binnen RentMagic.
- Standaard geldigheidsduur offerte in dagen
De lengte van de geldigheid in dagen van offertes na de aanmaakdatum.
Reserveringen
Alle instellingen gerelateerd tot reserveringen binnen RentMagic.
- Toon notificatie wanneer een reservering is aangemaakt
Laat notificaties zien aan gebruikers als een reservering op de achtergrond is aangemaakt, bijvoorbeeld door een klant via RentMagic Shop. - Reserveringnummer mee kopiëren naar ordernummer bij aanmaken order
Als een reservering omgezet wordt in een order, wordt het unieke reserveringsnummer mee gekopieerd naar het unieke ordernummer. Deze nummers blijven dan hetzelfde en dat is beter herkenbaar voor de klant. - Huidige contactpersoon automatisch invullen op een nieuwe reservatie
Onder constructie - Standaard lengte van een reservering in dagen
De lengte van een nieuwe reservering in dagen, welke aan te passen is door de klant of een gebruiker binnen RentMagic. - Maximum lengte van een reservering in dagen
Hoe lang een reservering maximaal mag duren. Dit is de lengteduur in dagen hoe lang een order mag duren. Vul '0' in als er geen beperking geldt. - Standaard vervaldagen reservering
Als een reservering binnen dit tijdsbestek niet omgezet wordt naar een order, dan wordt de reservering geannuleerd. - Maximale toekomstige periode voor reserveren
Hoe ver in de toekomst een reservering gedaan mag worden. Deze waarde wordt uitgedrukt in dagen.
Orders
Alle instellingen gerelateerd tot orders binnen RentMagic.
- Bij invoer artikelen automatisch suggestie inladen
Als je artikelen toevoegt op een order worden er automatisch suggesties weergegeven bij het intypen van enkele karakters van een artikelnummer of omschrijving. - Beschikbare serienummers in keuzelijst op orderregel weergeven
Tijdens het invoeren van artikelen op een order kan per artikel direct een weergave gemaakt worden van de serienummers die beschikbaar zijn, welke dan direct kunnen worden geselecteerd, zodat je de order niet perse hoeft voor te bereiden. De serienummers kunnen dan direct ingevoerd worden. - Standaard verhuurperiode op nieuwe orders
Als je een nieuwe order aanmaakt wordt direct uitgegaan van de standaard verhuurperiode voor de lengteduur van de order. De einddatum wordt dan berekend aan de hand van de startdatum met een periode daarbij opgeteld. - Standaard geselecteerde klant bij aanmaken order
Als je RentMagic inzet als een uitgifte systeem binnen je eigen organisatie is het makkelijk dat altijd de eigen organisatie als klant geselecteerd wordt en dat je bijvoorbeeld je personeelsleden als contactpersoon direct kunt selecteren. Als er geen standaard geselecteerde klant is aangeduid, dan moet er altijd een keuze gemaakt worden tijdens het uitgifte proces (verhuurproces).
Waarborg
Alle instellingen gerelateerd tot borg binnen RentMagic.
- Sta verzending toe wanneer de borg niet is betaald
In sommige situaties moet het mogelijk zijn om toch te leveren/te verzenden zonder dat de waarborg op voorhand betaald is. - Maximale borg
Als meerdere artikelen met (waar)borg op de order geplaatst worden, dan kan de borg gemaximeerd worden tot het bedrag wat bij de maximale borg ingesteld is. Laat het veld leeg als dit niet van toepassing is. - Groepeer borgartikelen
Als verschillende borg artikelen gebruikt worden voor diverse artikelen die op de order geplaatst zijn dan kunnen deze gegroepeerd of samengevoegd worden tot één artikel. - Artikelnr. gegroepeerde borgartikel
Als de groepering van borgartikelen toegepast wordt, dan wordt alle (waar)borg gecombineerd naar het geselecteerde borgartikel.