Automatische facturatiebatch voor orders.
In het overzicht wordt een suggestie gemaakt vanuit het systeem welke klanten en orders er (nog) gefactureerd moeten worden. Er wordt rekening gehouden met een aantal factoren, welke ingesteld zijn op de order of de financiële gegevens bij de klant. Vanuit het overzicht kun je meerdere orders selecteren en meteen factureren. De facturen worden dan aangevuld op de achtergrond of er worden nieuwe facturen aangemaakt, welke dan nog handmatig moeten worden verzonden.
In deze module worden voorstellen gedaan van orders die gefactureerd moeten worden, dit kunnen ook orders zijn die vooraf gefactureerd dienen te worden. Ook eventuele correcties worden getoond in dit overzicht. Het facturatievoorstel laat uitsluitend orders zien waarvan de looptijd is verstreken ten opzichte van de laatst verstuurde factuur. De looptijd is samengesteld vanuit de facturatie periode in combinatie met het aantal, bijvoorbeeld:
1 x maand: Eén maand na de laatste factuur voor deze order komt de order weer terug in het overzicht.
2 x week: Twee weken na de laatste factuur voor deze order komt de order weer terug in het overzicht.
Facturatie batch uitvoeren
Om een nieuwe factuur batch in RentMagic uit te voeren:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Acties > Factureren.
Het overzicht van de orders welke gefactureerd dienen te worden, wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifieke factuur te zoeken. Gebruik ook datum filter om het overzicht te beperken tot een bepaalde factuur tot waar er gefactureerd wordt.
- Selecteer één of meerdere orders om te factureren.
- Als je eerst een voorbeeldfactuur wilt genereren:
- Selecteer het veld Genereer voorbeeldfactuur.
- Als je een definitieve factuur wilt genereren:
- Zorg dat het veld Genereer voorbeeldfactuur niet geselecteerd is.
Omdat er meerdere orders in één keer gefactureerd kunnen worden zal voor iedere order individueel gekeken worden wat de einddatum is voor facturatie. Er wordt gebruik gemaakt van de laatste factuurdatum en daarbij dan de periode x aantal (bijv. 1 x maand) opgeteld om te gebruiken als einddatum.
Standaard wordt er gebruik gemaakt van de laatste factuurdatum voor de order en daarbij dan de periode x aantal (bijv. 1 x maand) opgeteld om te gebruiken als einddatum.
- Als je RentMagic de automatische einddatum voor de facturatie wilt laten bepalen:
-
- Klik op Factureren. De voorbeeldfactuur wordt gegenereerd.
- Volg verdere instructies vanaf hier om de factuur verder te bewerken of te verzenden.
- Klik op Einddatum overschrijven. Er wordt een tweede dialoog geopend.
- Wijzig het veld Periode eind naar de gewenste datum tot waar de verhuur gefactureerd mag worden.
- Klik op Factureren. De voorbeeldfactuur wordt gegenereerd.
- Volg verdere instructies vanaf hier om de factuur verder te bewerken of te verzenden.