Wat is een factuur en waar dien je rekening mee te houden?

Een uitgaande factuur in RentMagic is de schriftelijke afrekening van de afgenomen verhuur- en/of verkoopartikelen.

Een factuur wordt in sommige situaties tussentijds en soms aan het eind van een periode gemaakt. De aangemaakte factuur kan worden verstuurd per e-mail of kan worden afgedrukt.

De facturatie binnen RentMagic kun je eenvoudig houden, maar je kunt ook verder specificeren indien dat gewenst is. In complexere situaties, bij organisaties waar lastige prijsstructuren gebruikt worden, kan RentMagic prima dienst doen. De facturatie moet je goed kennen voordat je wijzigingen doorvoert qua inrichting, het is juist heel belangrijk om de mogelijkheden goed te bestuderen. Iedere organisatie heeft zijn eigen manier en afspraken om klanten te bedienen. Sommige organisaties factureren vooraf, sommige achteraf. Dit alles is instelbaar en te configureren.

Een aantal essentiële eigenschappen van de facturatie vind je in deze paragraaf. De instellingen van de facturatie zijn te vinden binnen RentMagic als combinatie van systeeminstellingen, financiële instellingen op de klant en de rechtstreekse instellingen op de order.

De instelling op de order is altijd leidend voor een order. Als er geen instellingen op de order ingesteld zijn, dan worden de financiële instellingen van de klant leidend. Als daar ook geen instellingen van bekend zijn, dan worden de systeeminstellingen leidend.

Werkelijke volgorde invloed van manier van factureren:

1. Order instelling
2. Klant tabblad financieel
3. Systeeminstellingen

Facturatietype

RentMagic kan gebruik maken van een aantal types facturatie. Tijdens de facturatie maak je een factuur aan voor een klant, maar het proces ervan kun je per klant en zelfs per order instellen. Als je een order aanmaakt voor een klant, worden de instellingen die mogelijk op de klant zijn gedaan omtrent facturatie, mee gekopieerd naar de order. De individuele order is vervolgens aan te passen als het nodig is. Bijvoorbeeld als artikelen op deze order afwijken van de normale gang van zaken. Je wilt bijvoorbeeld een proforma factuur opmaken voor de klant.

In de systeeminstellingen van RentMagic is het in te stellen hoe er standaard gefactureerd moet worden. Alle klanten die geen eigen instellingen krijgen zullen automatisch gebruik maken van de systeeminstelling. Alleen klanten waar afwijkend gefactureerd wordt, kunnen anders worden ingesteld.

Klik hier voor meer informatie over de systeeminstelling Facturatie.

De volgende facturatietypes zijn mogelijk:

1. Verhuurperiode: vooruit factureren
   Dit type facturatie zorgt ervoor dat voordat de order uitgeleverd wordt, er een eerste factuur aangemaakt wordt, naargelang de gekozen verhuurperiode met het bijbehorende aantal. Op de klantenkaart, of op de order is in te stellen welke periode er als eerste gefactureerd wordt. Een periode kan bijvoorbeeld zijn 1 x maand of 2 x week. Deze periodes zijn naar behoefte aan te maken. Nadat de tijd verstreken is om weer een nieuwe factuur te versturen naar de klant, dan gedraagt deze facturatie zich gewoon als tussentijdse facturatie tot aan de einde van de looptijd van de order.
2. Verhuurperiode: achteraf factureren
   Deze type is de meest gekozen. De facturatie voor een order komt op gang op het moment dat er gefactureerd wordt. De order is niet afhankelijk van een eerste factuur, en kan gewoon ten tijde van uitleveren direct geleverd worden zonder dat er eerst een factuur gemaakt wordt. Als als er een facturatierun gestart wordt, wordt een tussentijdse factuur opgesteld voor deze order. Binnen het voorstel van te factureren orders zal de order voor de eerste keer verschijnen nadat de periode is verlopen. Bijvoorbeeld na 1 x maand of 2 x week. Na de eerste facturatie zal de facturatie zich gewoon als tussentijdse facturatie gedragen tot aan het einde van de looptijd van de order.
3. Met datum factureren
   Het is mogelijk om geforceerd een einddatum te gebruiken als datum tot waar te factureren. Je geeft dan in feite aan tot welke datum je wilt dat de factuur opgemaakt wordt. Je kunt dit afdwingen tijdens het facturatieproces. Deze manier van factureren wordt vaak toegepast bij het individueel factureren van artikelen (orderregels).

Klik hier voor meer informatie over de instellingen op het tabblad Financieel bij de klant.

Klik hier voor meer informatie over de facturatie instellingen op de order zelf.

Gebroken factureren

Voor de periodefacturatie is het mogelijk om in te stellen of er gebroken gefactureerd mag worden. Gebroken betekent dat het aantal eenheden bij de facturatie kan bestaan uit een decimaal getal in plaats van een geheel getal.

Voorbeeld van een gebroken periode: 2,6 week.

Correctiefacturen

Soms is het nodig om een correctiefactuur op te maken. Dit kan een creditfactuur zijn bijvoorbeeld. Voor artikelen die eerder terug gekomen zijn als gepland, kan een creditfactuur worden opgemaakt. Correctiefacturen worden net als gewone facturen gemaakt in de module Factureren, waar de facturatierun plaatsvindt. Als gebruiker blijf je hier ook controle over houden. Als het systeem een voorstel doet om een correctiefactuur aan te maken, kun je als gebruiker beslissen of dit nodig is of niet. Een correctiefactuur wordt als suggestie gegeven door RentMagic op het moment dat je vooraf factureren gebruikt. Er wordt dan iedere keer aansluitend een factuur verstuurd naar de klant, maar op het moment dat een einde-huur plaatsvindt, dan is er in feite teveel gefactureerd. Dit resulteert in een creditfactuur voorstel om te corrigeren.

Klik hier voor meer informatie over de module Factureren.

Hoe te factureren?

Artikelen (orderregels) individueel factureren

Het is mogelijk om artikelen (orderregels) op een order individueel te factureren. Vanuit de order zelf kun je bepaalde orderegels selecteren en direct factureren. De facturatie die op dat moment plaatsvindt, wordt ook vastgelegd op de orderegels. Bij een eerstvolgende factuur van dezelfde order wordt rekening gehouden met de laatste facturatie voor deze regels.

Klik hier voor meer informatie over het factureren van individuele artikelen.

Module factureren

Vanuit de module Factureren is het mogelijk om alle orders te factureren vanuit een overzicht van voorstel. In grotere omgevingen is het handig deze functionaliteit te gebruiken, omdat je dan niet  manueel bij moet houden welke order wel of niet gefactureerd is.

In de module Factureren worden voorstellen gedaan van orders die gefactureerd moeten worden. Ook eventuele correcties worden getoond in dit overzicht. Het facturatievoorstel laat uitsluitend orders zien waarvan de looptijd is verstreken ten opzichte van de laatst verstuurde factuur. De looptijd is samengesteld vanuit de facturatie periode in combinatie met het aantal, bijvoorbeeld:

1 x maand: Eén maand na de laatste factuur voor deze order komt de order weer terug in het overzicht.

2 x week: Twee weken na de laatste factuur voor deze order komt de order weer terug in het overzicht.

Klik hier voor meer informatie over de module Factureren.

Verzamelfacturen

RentMagic maakt standaard gebruik van verzamelfacturen. Als er voor een klant meerdere orders zijn die gefactureerd moeten worden, dan worden deze allen verzameld op een factuur. Het voordeel hiervan is dat een klant die intensief huurt, toch uitsluitend één periodieke factuur ontvangt. Het is mogelijk om op de rapportage van de factuur, het factuursjabloon, groeperingen aan te brengen. Zo wordt het voor de ontvangende partij, de klant, duidelijk waarvoor gefactureerd is. Interne verrekeningen en dergelijke zijn mogelijk.

Het is mogelijk om de verzameling aan te passen in de systeeminstellingen Facturatie bij instelling Factuurlayout groeperen op informatieveld. Deze instelling zorgt ervoor dat de groepering plaatsvindt tijdens de facturatie.

Factuursamenstelling

Een factuur is opgebouwd uit een aantal regels, welke uit de order zijn gekopieerd. Per orderregel wordt een factuurregel opgesteld. Afhankelijk van de laatste keer dat er voor deze regel een factuur verstuurd is, mits je met tussentijdse facturatie werkt, wordt er weer gefactureerd. De opbouw van de regel, wordt altijd opnieuw samengesteld vanaf het eerste moment dat het artikel verhuurd is minus het bedrag wat al eerder in rekening gebracht is. Dat betekent dat de klant altijd een eerlijke prijs krijgt.

Tussentijds of gedeeltelijk factureren

Als je een order tussentijds factureert, dan kun je in de orderregels (artikelen), zien tot wanneer gefactureerd is. Per orderregel wordt dit bijgehouden en zo blijft het voor de verantwoordelijke voor de facturatie altijd goed in beeld wat er wel en niet is gefactureerd. Let er dus op dat RentMagic niet een gehele order per definitie factureert, maar dat dit bijgehouden wordt op een orderregel (artikel).

Verhuur, verkoop of vrije artikelen

Verkoop en de vrije artikelen worden direct gefactureerd tijdens de eerste facturatie van een order. Ook als er verhuurartikelen meerdere malen worden gefactureerd op een order, zullen de verkoop en vrije artikelen alleen maar op de eerste factuur worden getoond.