Tabblad Financieel

Stroomlijn de financiële informatie van je klanten op de juiste manier.

Het is geen verplichting om financiële informatie vast te leggen, maar het is wel een aanbeveling. Zeker als je werkt met limieten binnen het order proces, is het belangrijk deze op de klant vast te leggen. Overige financiële gegevens kunnen ook worden ingevoerd, waaronder enkele algemene gegevens zoals Kamer van Koophandel nummer, BTW nummer enzovoort.

Veldinformatie

Financiële identificatie

Meer informatie over alle financiële details van de klant, zoals o.a. BTW instellingen en valuta.

• Nummer handelsregister
  De inschrijving in het handelsregister. In Nederland is voor de uitvoering van het handelsregister de Kamer van Koophandel verantwoordelijk, in België een Erkend Ondernemingsloket. In België verdwijnt de benaming om plaats te maken voor “Kruispuntbank van Ondernemingen”.
• Debiteurnummer
  Voor een koppeling met een financieel of ander ERP softwaresysteem is het soms noodzakelijk om een ander uniek nummer te hanteren als het klantnummer. Hiervoor is het debiteurnummer te gebruiken waarbij de klant ook als debiteur opgevoerd kan worden in de financiële administratie.

Valuta en BTW

Intracommunautaire handel of bijzondere regelingen voor de klant.

• Standaard valuta
  Bij het aanmaken van offertes, orders en facturen voor deze klant wordt standaard de valuta geselecteerd die ingesteld staat. Als de standaard valuta niet is gedefinieerd bij de klant, wordt de standaard valuta binnen RentMagic zelf geselecteerd.
• Gekoppelde BTW code
  De BTW code die standaard ingesteld staat voor deze klant, om tijdens de facturatie de juiste BTW tarieven te combineren.

Facturatie

Hoe de factuur te genereren voor de klant.

• Minimum aantal dagen voor herhaling weergave op facturatielijst (verouderd - komt te vervallen)
  Als er regelmatig gefactureerd wordt vanuit RentMagic, dan is het niet de bedoeling dat klanten die doorlopend orders afnemen iedere keer een factuur ontvangen. Je wilt dat er een tussenpoos is voordat een nieuwe factuur verstuurd wordt. Het Aantal dagen tussen facturen geeft aan wanneer een actieve order in het factureren overzicht komt. Nadat een actieve order is gefactureerd zal de order pas weer in het facturatie overzicht komen nadat deze gesloten is, of nadat het aantal dagen van deze instelling wordt bereikt. Als deze instelling op een klant niet wordt aangemaakt, wordt de standaard aangehouden vanuit het systeem.
• Factureringsperiode
  De periode welke gebruikt wordt om de klant opnieuw in het facturatievoorstel op te nemen en de verhuurperiode die standaard gebruikt wordt voor de facturatie verhuurartikelen. Dit veld wordt gecombineerd met Minimum aantal periode's voor herhaling weergave op facturatielijst.
• Minimum aantal periode's voor herhaling weergave op facturatielijst
  Het aantal periodes welke gebruikt worden om de klant opnieuw in het facturatievoorstel op te nemen en de verhuurperiode die standaard gebruikt wordt voor de facturatie verhuurartikelen. Dit veld wordt gecombineerd met Factureringsperiode.
• Gebruik voorfacturatie
  Indien orders voor de klant vooraf gefactureerd moet worden. Als een factuur vooraf gestuurd wordt dan wordt de geselecteerde periode toegepast om op de factuur te plaatsen. Vooraf factureren kan in sommige gevallen noodzakelijk zijn bij klanten die nog niet bekend zijn, of waarop nog een creditcheck moet plaatsvinden.
• Factuurlayout groeperen op informatieveld
  De verzameling of splitsing van orders die toegepast moet worden tijdens het facturatieproces voor een klant. Hiermee kan de vulling van de factuur worden aangepast en naar gelang van de wens van de klant worden verzonden. Er kan o.a. een verzameling gemaakt worden van verschillende orders met hetzelfde contractnr., referentie of transactietype.

Financieel

Limitaties en overige financiële informatie van de klant.

• Gebruik kredietlimiet
  Als een klant een maximum limiet krijgt om orders te kunnen aanmaken, wat heel gebruikelijk is binnen de handelssferen, dien je gebruik limiet in te schakelen. Als er geen limieten aan de orde zijn, dan kunnen er voor deze klant in principe oneindig orders aangemaakt worden.
• Kredietlimiet bedrag
  Als limieten gebruikt worden, dan is het veld limiet het maximale bedrag wat een klant aan orders open kan hebben staan. De limitatie zorgt ervoor dat klanten niet oneindig kunnen blijven huren, zonder dat er al een betaling heeft plaatsgevonden. Het is een soort middel om je organisatie te beschermen voor grote uitstaande posten. Met een klant kun je hier afspraken over maken.
• Standaard betaalmethode
  Hier definieer je de standaard betaalmethode welke op de gegenereerde facturen komt te staan. Natuurlijk is het altijd mogelijk dit op een factuur tussentijds te wijzigen, bijvoorbeeld bij een order die een keer vooraf betaald zou moeten worden, in plaats van het standaard aantal dagen. als je de betaalmethode niet invoert, dan zal het systeem gebruikmaken van de ingestelde betaalmethode in de systeeminstellingen.
• IBAN
  Het vastleggen van het IBAN (International Bank Account Number) van de klant. Dit is het IBAN wat standaard toegepast wordt door de klant.
• BTW identificatienr.
  Het BTW nummer van de klant. Dit veld is zeker belangrijk als er gebruik wordt gemaakt van buitenlandse handelsactiviteiten. Als BTW plichten worden gedefinieerd binnen RentMagic is het zeker belangrijk ook een BTW nummer van een klant bij te houden. Meer informatie is terug te vinden in de handleiding over BTW plichten.

Factuuradres

De factuur op de juiste bestemming bezorgen bij de klant.

• Factuur e-mailadres(sen)
  Het e-mail adres waar de factuur heen gestuurd moet worden. Indien er meerdere e-mailadressen gebruikt moeten worden dan kunnen deze worden gescheiden met het ; - teken.
• Factuur bedrijfsnaam
  De bedrijfsnaam waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur aanhef
  De aanhef van de contactpersoon waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur voornaam
  De voornaam van de contactpersoon waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur achternaam
  De achternaam van de contactpersoon waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur straat
  De straat van de klant waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur huisnr.
  Het huisnummer van de klant waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur toevoeging
  De toevoeging van het huisnummer van de klant waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur postcode
  De postcode van de klant waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur plaats
  De plaats van de klant waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Factuur land
  Het land van het bedrijf waar de gegenereerde facturen naar toe verzonden moeten worden.

Samenvatting

De totalen die bekend zijn bij de klant. Deze informatie is van belang om te bewaken.

• Saldo
  Het openstaand saldo, oftewel de som van de totalen van alle openstaande facturen.
• Saldo (vervallen)
  Het openstaand saldo van de vervallen facturen. Dit zijn de facturen die reeds betaald hadden moeten zijn.