Plaats of wijzig artikelen op orders om daadwerkelijk te kunnen verhuren aan je klant.
Een order zonder artikelen heeft geen enkele betekenis. Voeg daarom artikelen toe aan je order en bereken de totaalprijs. Vervolgens kun je de orderbevestiging naar je klant sturen en verder verwerken.
Nieuw artikel (orderregel)
Om een artikel toe te voegen op de order:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Artikelen/serienummers bewerken.
Het orderregel formulier voor het aanpassen van de artikelen op de order wordt weergegeven.
- Je kunt artikelen toevoegen op deze manieren:
- Scan
Via scan kun je artikelen opzoeken, of direct scannen met een barcodescanner. In dit veld kun je artikelen en serienummers selecteren. Als je in een groot scala van artikelen een specifiek artikel zoekt, dan kun je eerst een categorie selecteren bij categorie. Vervolgens kun je door deze categorie zoeken bij scan. Als je een artikel selecteert wat je gevonden hebt, komt het op de orderregels te staan. Vul dan natuurlijk nog de juiste informatie aan bij de orderregel en controleer alle belangrijke velden. - Handmatig toevoegen van regels
Door handmatig de velden in te vullen in de laatste rij van het overzicht kun je orderregels aanmaken. Vul alle relevante velden in. Zorg ervoor dat je de regels inhoudelijk ook bekijkt door op het pijltje naar beneden te klikken in de meest rechtse kolom. Het is mogelijk om eventuele dimensie velden, prijsberekeningen en andere condities aan te passen. - Beschikbaarheid
Het is ook mogelijk om vanuit de beschikbaarheid artikelen te selecteren. De beschikbaarheid geeft een planningsweergave van alle artikelen (of serienummers) welke beschikbaar zijn voor een bepaalde periode. Klik op Beschikbaarheid om het beschikbaarheidsscherm te openen.
- Scan
- Na het selecteren van het artikel wordt deze als een aparte orderregel aan het overzicht toegevoegd.
- Controleer het aantal, de prijzen en de overige velden.
- Controleer of vul de informatie aan onder de details van de orderregel, te openen met het pijltje in de rechtse kolom
. - Herhaal bovenstaande handelingen om meerdere artikelen toe te voegen.
- Klik op Opslaan als alle artikelen zijn toegevoegd en alle informatie compleet is.
Artikelen met serienummers
Artikelen bestaande uit serienummers kunnen zonder serienummer op de order worden gezet omdat de unieke exemplaren nog niet direct relevant zijn. Pas als de order wordt voorbereid kunnen de serienummers worden toegekend. De serienummers dienen dus echt pas op de order bekend te zijn, als deze wordt uitgeleverd.
Mits de systeeminstelling het toelaat is het wel al mogelijk om de serienummers per direct toe te voegen op de order. Het proces om voor te bereiden is dan simpelweg eenvoudig, omdat dan niet apart de hele procedure van het voorbereiden dient te worden doorlopen.
Artikel (orderregel) wijzigen
Om een artikel te wijzigen op de order:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Artikelen/serienummers bewerken.
- Pas je wijzigingen aan in de velden.
- Controleer of wijzig de informatie onder de details van de orderregel, te openen met het pijltje in de rechtse kolom.
- Klik op Opslaan als de benodigde informatie is gewijzigd.
Het wijzigen van artikelen op een order kan alleen plaatsvinden als de order zich in de status open bevindt.
De totaalbedragen worden ook direct bijgewerkt.
Artikel (orderregel) verwijderen
Om een artikel te verwijderen op de order:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Artikelen/serienummers bewerken.
- Verwijder de artikelen door te klikken op het verwijderen kruisje
. Let op dat de regel zonder bevestiging wordt verwijderd. - Klik op Opslaan als de benodigde artikelen zijn verwijderd.
Het verwijderen van artikelen op een order kan alleen plaatsvinden als de order zich in de status open bevindt.
De totaalbedragen worden ook direct bijgewerkt.
Regels hernummeren
Als je veel mutaties gedaan hebt op een order, dan staan vaak de regelnummers door elkaar. Daarmee is het handig om de regels opnieuw te hernummeren. De volgorde van de regels blijft gelijk maar de nummering loopt weer per tiental (10) op.
Om de regels te hernummeren op de order:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Artikelen/serienummers bewerken.
- In de actiebalk klik je op Regels hernummeren.
- Controleer de regels op tiental 10, 20, 30 enz.
- Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren.
Deel uitleveren
Je kunt één of meerdere artikelen van je order uitleveren en andere artikelen in backorder laten staan. In sommige gevallen is het nu eenmaal onmogelijk om de levering in één keer te doen.
Klik hier voor uitleg over het deel uitleveren van een order.
Om een levering van een order in één handeling te doen, klik hier voor meer informatie.
Deelfacturatie
Het is mogelijk om één of meerdere artikelen op de order apart te factureren. Deze functionaliteit gebruik je bijvoorbeeld met name als je gecontroleerd een factuur vooraf wilt maken voor een klant.
Om een deelfacturatie te starten:
- Selecteer één of meerdere artikelen en klik in de actiebalk op Deelfacturatie.
- Als je eerst een voorbeeldfactuur wilt genereren:
- Selecteer het veld Genereer voorbeeldfactuur.
- Als je een definitieve factuur wilt genereren:
- Zorg dat het veld Genereer voorbeeldfactuur niet geselecteerd is.
Standaard wordt er gebruik gemaakt van de laatste factuurdatum voor de order en daarbij dan de periode x aantal (bijv. 1 x maand) opgeteld om te gebruiken als einddatum.
- Als je RentMagic de automatische einddatum voor de facturatie wilt laten bepalen:
-
- Klik op Factureren. De voorbeeldfactuur wordt gegenereerd.
- Volg verdere instructies vanaf hier om de factuur verder te bewerken of te verzenden.
- Klik op Einddatum overschrijven. Er wordt een tweede dialoog geopend.
- Wijzig het veld Periode eind naar de gewenste datum tot waar de verhuur gefactureerd mag worden.
- Klik op Factureren. De voorbeeldfactuur wordt gegenereerd.
- Volg verdere instructies vanaf hier om de factuur verder te bewerken of te verzenden.
Wijzig uitgifte start
Om op een verantwoorde manier voor bepaalde artikelen op een order de uitgifte momenten te wijzigen, en daarmee ook de juiste berekening van de prijs te bewerkstelligen is het verstandig om de functie Wijzig uitgifte start te gebruiken.
Om de uitgifte start van één of meerdere artikelen te wijzigen:
- Selecteer één of meerdere artikelen en klik in de actiebalk op Wijzig uitgifte start.
De dialoog om het start moment van de verhuur te wijzigen wordt weergegeven.
- Voer op het formulier de juiste informatie in en plaats zo nodig een extra opmerking.
- Klik op Verzenden om de wijziging op te slaan.
De datum wordt aangepast en de prijs van de verhuur wordt zo nodig opnieuw berekend.
Wijzig verwacht eind
In sommige gevallen wordt er door een klant gemeld dat een verhuurorder later wordt retour gemeld. Dit heeft gevolgen voor de voorraad en de eventuele prijs. Om het verwacht eind aan te passen is het verstandig om de functie Wijzig verwacht eind te gebruiken.
Om de einde-huur moment van één of meerdere artikelen te wijzigen:
- Selecteer één of meerdere artikelen en klik in de actiebalk op Wijzig verwacht eind.
De dialoog om het eind moment van de verhuur te wijzigen wordt weergegeven.
- Voer op het formulier de juiste informatie in en plaats zo nodig een extra opmerking.
- Klik op Verzenden om de wijziging op te slaan.
De datum wordt aangepast en de prijs van de verhuur wordt zo nodig opnieuw berekend.
Artikel vervangen
Deze informatie is nog onder constructie.
Huur afmelden
Deze informatie is nog onder constructie.
Voorbereiden annuleren
Als de order zich in de status voorbereiden bevindt dan is het mogelijk om voor één of meerdere artikelen de voorbereiding te annuleren. In sommige situaties kan het zijn dat de voorbereiding niet juist is verwerkt en dat deze alsnog geannuleerd moet worden. Serienummers die zijn toegekend op de order, maar die toch er afgehaald moeten worden, enz.
De voorbereiding zal dan alsnog opnieuw gedaan moeten worden.
Klik hier voor meer informatie over de voorbereiding.
Om de voorbereiding van één of meerdere artikelen te annuleren:
- Selecteer één of meerdere artikelen en klik in de actiebalk op Voorbereiden annuleren.