Artikelen op de offerte zijn de aan de klant aangeboden producten, serienummers of diensten.
Een offerte zonder artikelen heeft geen enkele betekenis. Voeg daarom artikelen toe aan je offerte en bereken de totaalprijs. Vervolgens kun je de offerte versturen naar je klant.
Nieuw artikel (offerteregel)
Om een artikel toe te voegen op de offerte:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Artikelen/serienummers bewerken.
Het offerteregel formulier voor het aanpassen van de artikelen op de offerte wordt weergegeven.
- Je kunt artikelen toevoegen op deze manieren:
- Scan
Via scan kun je artikelen opzoeken, of direct scannen met een barcodescanner. In dit veld kun je artikelen en serienummers selecteren. Als je in een groot scala van artikelen een specifiek artikel zoekt, dan kun je eerst een categorie selecteren bij categorie. Vervolgens kun je door deze categorie zoeken bij scan. Als je een artikel selecteert wat je gevonden hebt, komt het op de offerte regels te staan. Vul dan natuurlijk nog de juiste informatie bij de offerteregel verder in en controleer alle belangrijke velden. - Handmatig toevoegen van regels
Door handmatig de velden in te vullen in de laatste rij van het overzicht kun je offerteregels aanmaken. Vul alle relevante velden in. Zorg ervoor dat je de regels inhoudelijk ook bekijkt door op het pijltje naar beneden te klikken in de meest rechtse kolom. Het is mogelijk om eventuele dimensie velden, prijsberekeningen en andere condities aan te passen. - Beschikbaarheid
Het is ook mogelijk om vanuit de beschikbaarheid artikelen te selecteren. De beschikbaarheid geeft een planningsweergave van alle artikelen (of serienummers) welke beschikbaar zijn voor een bepaalde periode. Klik op Beschikbaarheid om het beschikbaarheidsscherm te openen.
- Scan
- Na het selecteren van het artikel wordt deze als een aparte offerte regel aan het overzicht toegevoegd.
- Controleer het aantal, de prijzen en de overige velden.
- Controleer of vul de informatie aan onder de details van de offerteregel, te openen met het pijltje in de rechtse kolom
. - Herhaal bovenstaande handelingen om meerdere artikelen toe te voegen.
- Klik op Opslaan als alle artikelen zijn toegevoegd en alle informatie compleet is.
Artikelen met serienummers
Artikelen bestaande uit serienummers kunnen zonder serienummer op de offerte worden gezet omdat de unieke exemplaren nog niet relevant zijn. Pas als de offerte wordt omgezet in een order en als de order wordt uitgeleverd wordt het belangrijk om de unieke exemplaren (serienummers) te plaatsen op de order, omdat de producten dan actief worden bij de klant. De serienummers dienen dus echt pas op de order bekend te zijn, als deze wordt uitgeleverd.
Artikel (offerteregel) wijzigen
Om een artikel te wijzigen op de offerte:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Artikelen/serienummers bewerken.
- Pas je wijzigingen aan in de velden.
- Controleer of wijzig de informatie onder de details van de offerteregel, te openen met het pijltje in de rechtse kolom.
- Klik op Opslaan als de benodigde informatie is gewijzigd.
Het wijzigen van artikelen op een offerte kan alleen plaatsvinden als de offerte zich in de status open bevindt.
De totaalbedragen worden ook direct bijgewerkt.
Artikel (offerteregel) verwijderen
Om een artikel te verwijderen op de offerte:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Artikelen/serienummers bewerken.
- Verwijder de artikelen door te klikken op het verwijderen kruisje
. Let op dat de regel zonder bevestiging wordt verwijderd. - Klik op Opslaan als de benodigde artikelen zijn verwijderd.
Het verwijderen van artikelen op een offerte kan alleen plaatsvinden als de offerte zich in de status open bevindt.
De totaalbedragen worden ook direct bijgewerkt.
Regels hernummeren
Als je veel mutaties gedaan hebt op een offerte, dan staan vaak de regelnummers door elkaar. Daarmee is het handig om de regels opnieuw te hernummeren. De volgorde van de regels blijft gelijk maar de nummering loopt weer per tiental (10) op.
Om de regels te hernummeren op de offerte: