Een klantgroep wordt gebruikt om klanten aan te duiden binnen een bepaalde soort van klanten. Binnen jouw organisatie is het mogelijk om zo’n groepering samen te stellen.
Je kunt het helemaal naar gelang inrichten, maar het is belangrijk om vooraf na te denken waarom bepaalde groepen klanten dienen te worden aangemaakt. Wil je bijvoorbeeld bepaalde prijzen voeren voor een groep klanten, of wil je bepaalde restricties opleggen aan een bepaalde groep klanten, dan kun je erover nadenken om hiervoor een groep aan te maken.
Een klantgroep is geen verplichting om in te vullen op een klantenkaart, het is dus ook niet verplicht om met klantgroepen te werken.
Een klant kan altijd maar geplaatst worden in één groep. Dat betekent dat je over de structuur van de klantgroepen voor de werkelijke inrichting goed na moet denken.
Klantgroepen worden voornamelijk gebruikt om prijslijsten samen te stellen. In de prijslijstsamenstelling wordt opgegeven dat er een bepaalde korting, of een vaste prijs voor deze groep wordt afgegeven voor een bepaald artikel of artikelgroep.
Open overzicht klantgroepen
Om het overzicht van je klantgroepen binnen RentMagic te openen:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Relaties > Basisgegevens > Klantgroepen.
Het overzicht van de klantgroepen wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke klantgroep te zoeken.
Nieuwe klantgroep
Om een nieuwe klantgroep aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe klantgroep wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande klantgroep.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de klantgroep zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
Klantgroep wijzigen
Om een bestaande klantgroep te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke klant te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende klant in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde klant.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren.
De gegevens van de klantgroep worden nu bewaard. Houdt er rekening mee dat alle klanten die in deze klantgroep geplaatst zijn, automatisch ook gewijzigd worden. Een klantgroep wordt dus niet historisch opgeslagen op de klantenkaart.
Klantgroep verwijderen
Als een klantgroep gedurende langere tijd niet meer gebruikt wordt, is het mogelijk deze te verwijderen. Wel zullen alle klanten die in deze klantgroep geplaatst zijn, eerst in een andere klantgroep geplaatst moeten worden. Eerder is het niet mogelijk een klantgroep te verwijderen.
Om een klantgroep te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke klantgroep te zoeken.
- Selecteer de klantgroep in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De klantgroep wordt per direct verwijderd uit het systeem.