Contracten kunnen worden gebruikt om periodieke (prijs)condities vast te leggen voor artikelen.
Aangemaakt contracten zijn vervolgens te gebruiken in de handelsdocumenten. Dit is een verwijzing naar het contract waardoor ook de juiste condities worden ingeladen op het document, bijvoorbeeld prijzen. Contract kunnen ook worden gebruikt om de facturatie te stroomlijnen en te groeperen. De functionaliteit wordt met name toegepast binnen organisaties waar voor tijdelijke verhuur bijzondere prijsafspraken worden vastgelegd. Contracten zijn niet verplicht om mee te werken.
Nieuw contract
Om een nieuw contract aan te maken bij de klant:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuw contract wordt weergegeven.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in.
- Klik in de actiebalk op Opslaan.
Het contract is aangemaakt en deze kun je per direct gebruiken.
Contract wijzigen
Om een bestaand contract te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek contract te zoeken.
- Dubbelklik het desbetreffende contract in het overzicht.
Het formulier van het contract wordt geopend.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren.
De gegevens zijn direct actief en bestaande documenten met verwijzingen naar het contract worden direct bijgewerkt.
Contract verwijderen
Een bestaand contract wat niet meer gebruikt wordt kun je verwijderen. Let op: Alle handelsdocumenten waarop het contract gedefinieerd staat zullen geen contract(nummer) meer bevatten, maar bestaande prijsafspraken op een contract die reeds berekend zijn zullen voorlopig wel gehandhaafd blijven.
Om een contract te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifiek contract te zoeken.
- Selecteer het contract in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
Het contract wordt per direct verwijderd uit het systeem.
Veldinformatie
Contractinformatie
Identificatie van het contract bij de klant.
- Contractnr.
Het unieke contractnr. voor het gebruik van de identificatie van een contract. - Actief
Onder constructie
Klantinformatie
Bij welke klant het contract hoort.
- Klant
Het identieke klantnr in combinatie met de bedrijfsnaam.
- Extern contractnr.
Onder constructie
Voorwaarden
Aan welke voorwaarden het contract voldoet.
- Stapelkorting toepassen
Onder constructie
- Aanvangsdatum contract
De datum waarop de voorwaarden van het contract in werking worden gesteld.
- Einddatum contract
De datum waarop de voorwaarden van het contract buiten werking worden gesteld
Tabblad Contractprijzen
De contractprijzen behoren bij het geselecteerde contract. De contractprijzen zijn de afgesproken prijzen op een contract met de klant.
Nieuwe contractprijs
Je kunt een contractprijs toevoegen om deze leidend te maken bij het berekenen van prijzen voor verhuur- en verkoop artikelen.
Om een nieuwe contractprijs aan te maken bij het contract:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van de nieuwe contractprijs wordt weergegeven.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in.
- Klik in de actiebalk op Opslaan.
De contractprijs is aangemaakt en per direct actief voor het desbetreffende contract.
Contractprijs wijzigen
Om een bestaande contractprijs te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke prijs te zoeken.
- Dubbelklik de contractprijs in het overzicht.
Het formulier van de contractprijs wordt geopend.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren.
De bestaande prijzen op orders worden bijgewerkt indien ten tijde van invoer van de artikelen op de orders er niet voor gekozen is om de prijzen vast te leggen.
- Controleer de orders met het geselecteerde contract of de prijzen juist zijn.
Contractprijs verwijderen
Contractprijzen die niet meer worden gebruikt kunnen worden verwijderd. De verwijderde contractprijzen kunnen in nieuwe selecties niet meer worden geselecteerd.
Om een contractprijs te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke contractprijs te zoeken.
- Selecteer de contractprijs in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De contractprijs wordt per direct verwijderd uit het systeem.
De bestaande prijzen op orders worden bijgewerkt indien ten tijde van invoer van de artikelen op de orders er niet voor gekozen is om de prijzen vast te leggen.
- Controleer de orders met het geselecteerde contract of de prijzen juist zijn.
Veldinformatie
Klantinformatie
Voor welke klant het contract is aangemaakt.
- Klant
De bijbehorende klant (organisatie).
Contractinformatie
Op welk contract de contractprijs wordt aangemaakt.
- Contractnr
Een contractnr is het unieke nummer wat een contract krijgt. Vul hier het nummer in van het contract waar een contractprijs aan gekoppeld dient te worden.
Prijs
Hoe de waarde wordt samengesteld voor deze contractprijs.
- Prijstype
Hoe je de prijs wilt berekenen in de prijsafspraak, om basis van een vaste prijs of een korting op de bruto prijs.
- Waarde
De prijs voor de prijsafspraak. Deze prijs is excl. BTW en is ingevoerd in de standaard valuta binnen RentMagic, bijvoorbeeld Euro (€).
Artikel
Voor welk artikel, samenstelling of artikelgroep de contractprijs geldt.
- Artikel
Het artikel waarop een contractprijs ingesteld kan te worden.
- Samenstelling
De samenstelling waarop een contractprijs ingesteld kan te worden
- Artikelgroepnaam
De unieke identificatie van de artikelgroep, dit is de artikelgroep waarop een contractprijs ingesteld kan te worden.
Periode
Voor welke verhuurperiode de contractprijs van toepassing is.
- Verhuurperiode
Omdat we werken met artikelperiodes kun je de prijsafspraak baseren op een periode. Je kiest dan in het veld periode één van de vastgelegde periodes. Omdat de prijsafspraak module generiek is voor verschillende type artikelen, samenstellingen of artikelgroepen dien je zelf de juiste keuze te maken van de periode, zonder dat er een controle plaatsvindt door het systeem of de periode ook is gedefinieerd op een gekozen artikel, samenstelling of artikelgroep.