Dimensions are used to record additional information on an order line.
Examples of dimensions are cost centres, employees or projects. The dimensions defined here are general dimensions and can be used by any customer. Therefore, they can be used system-wide. In addition, it is also possible to create customer-specific dimensions.
In simpler rental situations, dimensions are usually not used. A field as a reference on an order already provides enough information. Dimensions are intended for B2B purposes where extra information needs to be recorded during the ordering process. This functionality is often used for larger companies, where internal settlements are processed. It is then possible to use RentMagic to accommodate the customer for some extra information capturing. While creating reports, it is also possible to create collective invoices. On these collective invoices you can show a grouping per dimension. RentMagic offers a bit of 'extra added value' for your customers here.
If dimensions are defined, it is not yet an obligation to use them within the rental process. For some customers, it will not be relevant to record dimension data.
Open the view of dimensions
To open the overview of dimensions within RentMagic:
- In the main menu, navigate to Settings > Rentals > Dimensions.
The dimension overview will now open.
- Use the filter to search for a specific dimension using a keyword.
Nieuwe dimensie
In deze module kun je de dimensie vastleggen en op een later tijdstip kun je de zogenaamde dimensieobjecten aanmaken. Dimensieobjecten kunnen voor algemeen gebruik of per individuele klant worden aangemaakt. Op het moment dat er een dimensieobject wordt aangemaakt bij een klant, dan worden bij de desbetreffende klant alleen die dimensieobjecten weergegeven in het handelsproces. De algemene dimensieobjecten zijn dan voor die specifieke klant niet meer zichtbaar en te selecteren.
Je kunt bijvoorbeeld de dimensie Personeel aanmaken en later kan dan bij een klant het dimensie object Piet Jansen worden aangemaakt.
Om een nieuwe dimensie aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe dimensie wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande dimensie.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de dimensie zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
Dimensie wijzigen
Om een bestaande dimensie te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke dimensie te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende dimensie in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde dimensie.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Dimensie verwijderen
Als een dimensie gedurende langere tijd niet meer wordt gebruikt, is het verstandig deze dimensie ook op te ruimen. Alle historische gegevens die in het verleden aangemaakt zijn op de te verwijderen dimensie blijven bestaan. Ook rapportages zullen niet worden beïnvloed. Het verwijderen van de dimensie heeft alleen invloed op het verhuurproces zelf. Tijdens het aanmaken van een order zal de dimensie niet meer worden getoond.
Om een dimensie te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke dimensie te zoeken.
- Selecteer de dimensie in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De dimensie wordt per direct verwijderd uit het systeem.