Verhuurperiodes bepalen de tijdsduur met bijbehorende condities van een artikel.
In de module Verhuurperiodes kun je de periodes beheren die je gebruikt binnen de verhuurprocessen. Periodes worden specifiek gebruikt voor de verhuur processen, immers de verhuur wordt gestroomlijnd door gebruik te maken van verhuurperiodes. We moeten weten hoe lang bepaalde artikelen verhuurd zijn en mogen worden. De standaardperiodes worden in deze module vastgelegd. Het is ongebruikelijk om hier dagelijks in te muteren, normaal gesproken worden de periodes tijdens aanvang vastgelegd.
Binnen deze periodes dienen de periode-eenheden vastgelegd te worden waarmee artikelen verhuurd worden. Periodes kunnen bijvoorbeeld zijn een dag, een week, twee weken, of een maand. Als je gebruik maakt van tijden (zie systeeminstellingen gebruik datum en tijd) dan kun je ook kleinere periodes aanmaken dan een dag. Je kunt dan bijvoorbeeld per uur verhuren.
Ook voor de prijzen van artikelen binnen je systeem zijn de periodes van belang. Je kunt namelijk artikel prijzen definiëren per periode.
Open overzicht verhuurperiodes
Om het overzicht van alle verhuurperiodes binnen RentMagic te openen:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Instellingen > Verhuur > Verhuurperiodes.
Het overzicht van de verhuurperiodes wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke verhuurperiode te zoeken.
Nieuwe verhuurperiode
Let er natuurlijk goed op dat je geen dubbele periodes aanmaakt, dit kan problemen veroorzaken binnen het verhuurproces.
Voorbeeld
Een week bestaat uit zeven dagen. Op het moment dat je deze periode aanmaakt, met de omschrijving “week”, kies je bij eenheid “dag”. In een week zitten precies 7 dagen. Daarom is het aantal 7. Op het moment dat de periode “week” in het systeem bekend is, kunnen artikelen voor een week verhuurd worden. Als een periode “week” geselecteerd wordt bij een artikel, kan daar ook een prijs aangehangen worden. Tijdens het verhuurproces zal de weekprijs gelden, als het artikel voor een week of langer verhuurd wordt. De exacte prijs wordt natuurlijk bepaald vanuit de volledige prijssamenstelling van het artikel.
Om een nieuwe verhuurperiode aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe verhuurperiode wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande verhuurperiode.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de verhuurperiode zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
Verhuurperiode wijzigen
Het is altijd mogelijk om een bestaande periode te wijzigen. Dit is geen gebruikelijke handeling. Een wijziging van een periode kan invloed hebben op het verhuurproces, met name voor prijscalculaties.
Om een bestaande verhuurperiode te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke verhuurperiode te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende verhuurperiode in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde verhuurperiode.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Verhuurperiode verwijderen
Als een bepaalde periode niet meer wordt gebruikt, is het verstandig om die periode ook te verwijderen uit het systeem. Het is niet gebruikelijk om periodes te verwijderen. Een periode kan niet worden verwijderd op het moment dat er bepaalde artikelen gekoppeld zijn aan deze periode.
Om een verhuurperiode te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke verhuurperiode te zoeken.
- Selecteer de verhuurperiode in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De verhuurperiode wordt per direct verwijderd uit het systeem.