Een inkooporder is een formeel document dat wordt uitgegeven door jouw als inkoper aan de verkopende partij, waarin de specifieke details staan van de artikelen of diensten die je wenst te kopen.
De inkooporder fungeert als een bindende overeenkomst waarin de voorwaarden van de aankoop, zoals hoeveelheid, prijs, leveringsdatum en andere relevante informatie, zijn vastgelegd.
Enkele belangrijke kernpunten die je zeker moet weten over inkooporders:
- Het is een bevestiging van de transactie
De inkooporder bevestigt de transactie tussen jou als koper en de leverancier als verkoper. Zodra de leverancier de inkooporder accepteert, wordt het een bindende overeenkomst. De inkooporder kent hiervoor ook verschillende stadia. - Specificaties
De inkooporder specificeert wat er ingekocht wordt, inclusief eventuele type en/of variant in de vorm van een artikelnummer, de hoeveelheid en de prijs van de artikelen of diensten. - Leveringsdetails
Het document bevat ook informatie over de leveringsdatum, locatie en eventuele andere leveringsvoorwaarden. - Controle voor betaling
Wanneer de artikelen of diensten worden geleverd en gefactureerd, dient de inkooporder als een referentie om te verifiëren dat de levering overeenkomt met wat oorspronkelijk was besteld. - Controle en goedkeuring (fiatering) bestelling
In veel organisaties moeten inkooporders worden goedgekeurd door een bevoegd persoon of afdeling voordat ze worden besteld. Dit zorgt voor een extra controle om ervoor te zorgen dat de aankoop in lijn is met een eventueel budget en de voorraadbehoeften van de organisatie. - Juridisch document
In geval van geschillen tussen de koper en de verkoper kan de inkooporder dienen als een juridisch document dat de voorwaarden van de aankoop vastlegt.
Binnen RentMagic is het mogelijk om op meerdere manieren een inkooporder te vullen met artikelen. Dit kan manueel, vanuit een verhuur- of verkooporder (outbound) of via een besteladvies.
Een inkooporder is altijd gekoppeld aan één leverancier. Indien een bestelling gemaakt moet worden voor meerdere leveranciers, dan zullen daar meerdere inkooporders voor gemaakt moeten worden.
Inkooporder status
Afhankelijk van de status kan de inkooporder naar een volgende status gaan. Deze is ook te volgen in de railroad die bij de inkooporder weergegeven wordt.
De volgende statussen zijn bekend bij een inkooporder:
- Open: De inkooporder is nog niet besteld en er kunnen nog zaken op gewijzigd worden.
- Approved: De inkooporder is door de bevoegde persoon goedgekeurd en de order kan werkelijk besteld worden.
- Ordered: De inkooporder is nu besteld bij de leverancier.
- Confirmed: De inkooporder is ontvangen en bevestigd bij de leverancier en hierop is een goedkeuring ontvangen.
- Cancelled: De inkooporder is geannuleerd.
Open overzicht inkooporders
Om het overzicht van je inkooporders binnen RentMagic te openen:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Inbound > Documenten > Inbound orders.
Het overzicht van de inkooporders wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifieke inkooporder te zoeken.
Nieuwe inkooporder
De nieuwe inkooporder wordt gebruikt om een bestelling te plaatsen bij de leverancier. De diverse statussen dienen te worden doorgelopen om de de daadwerkelijke bestelling te doen.
Om een nieuwe inkooporder aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe inkooporder wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande inkooporder.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden. Het is belangrijk een inkooporder zo compleet mogelijk in te vullen. Zeker om op een later tijdstip extra informatie terug te halen is het belangrijk dat het inkooporder document zo compleet mogelijk is. Zorg zeker dat de ingevoerde datumvelden op orde zijn.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de inkooporder zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen voor extra informatie.
De inkooporder is dan nog niet klaar, maar de algemene informatie, oftewel de kop (tabblad Algemeen) is in ieder geval volledig. De inkooporder krijgt nu ook een uniek nummer, namelijk het Inbound ordernr. De inkooporder komt in status open en deze is nog te wijzigen.
Inkooporder wijzigen
Zolang een inkooporder nog niet is verzonden naar de leverancier, kun je deze nog wijzigen. De status van de inkooporder dient dan nog op Open te staan. Let er ook op dat de goedkeuring (fiattering) van de order parten kan spelen bij het wijzigen van de order.
Om een bestaande inkooporder te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke inkooporder te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende inkooporder in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde inkooporder.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Klik hier voor meer informatie om artikelen te wijzigen op de inkooporder.
Inkooporder verwijderen
Je kunt een inkooporder altijd verwijderen. Maar het kan altijd makkelijk zijn om een inkooporder te bewaren voor een later tijdstip. Het is een soort naslagwerk op je administratie om bijvoorbeeld later prijzen te kunnen inzien die je eerder hebt moeten betalen. Houdt er dus rekening mee dat het niet gebruikelijk is om inkooporders te verwijderen.
Om een inkooporder te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke inkooporder te zoeken.
- Selecteer de inkooporder in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De inkooporder met alle bijbehorende informatie zal nu per direct worden verwijderd uit RentMagic.
Inkooporder afdrukken of exporteren
Om een inkooporder af te drukken:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke inkooporder te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende inkooporder in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde inkooporder.
- Klik in de actiebalk op Afdrukken.
Het afdrukken dialoog wordt geopend.
- Selecteer het juiste Rapporttype van het document wat je wilt afdrukken.
- Indien nog niet het geval, selecteer bij Bestandstype de waarde Pdf.
- Selecteer de gewenste Taal.
- Klik vervolgens op Verzenden om de afdrukopdracht te starten.
Het document wordt gegenereerd en weergegeven.
- Om het document af te drukken (printen):
- Klik op het afdrukken knopje
om het afdrukdialoog van de internet browser te starten. - Volg vervolgens de instructies op het scherm om het afdrukken te starten.
- Klik op het afdrukken knopje
- Om het document te exporteren naar PDF:
- Klik op het download knopje
om het exportdialoog van de internetbrowser te starten. - Volg vervolgens de instructies op het scherm om het exporteren naar een lokaal bestand te starten.
- Klik op het download knopje
Status wijzigen
Nadat er handelingen zijn plaatsgevonden op de inkooporder kan deze van status worden gewijzigd. Dit is een semi handmatige handeling. Dit wijzigen van status is voor de afhandeling en opvolging van belang.
Om een inkooporder van status te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke inkooporder te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende inkooporder in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde inkooporder.
- Status Open indien de inkooporder terug aangepast dient te worden:
- Klik in de actiebalk op Wijzig status naar open.
- Status Goedgekeurd als de inkooporder is goedgekeurd door een medewerker die inkooporder fiatteert.
- Klik in de actiebalk op Wijzig status naar goedgekeurd.
- Status Besteld als de inkooporder per e-mail of per post is verzonden en de bestelling is dus daadwerkelijk gedaan bij de leverancier.
- Klik in de actiebalk op Wijzig status naar besteld.
- Status Bevestigd als de inkooporder is bevestigd door de leverancier. De meeste bestelinformatie zal dan ook zijn teruggekoppeld, zoals leverdata.
- Klik in de actiebalk op Wijzig status naar bevestigd.
- Status Geannuleerd als de inkooporder niet meer besteld hoeft te worden, of dat de inkooporder plots geannuleerd is door de leverancier.
- Klik in de actiebalk op Wijzig status naar geannuleerd.
De status wordt per direct bijgewerkt. Controleer voor de zekerheid de velden op de inkooporder of alle informatie nog compleet en correct is.