Gebruik contactpersonen in je handelsproces. De gekozen contactpersoon wordt verantwoordelijk voor de verhuurde artikelen.
Tevens wordt de contactpersoon gebruikt om e-mails en correspondentie te versturen. Aan de contactpersoon is het ook mogelijk om een attest (certificaat) te hangen. Met dit attest wordt aangeduid of een contactpersoon bepaalde artikelen, van een bepaald soort of een bepaalde groep, wel of niet mag huren.
Contactpersonen kunnen worden beheerd vanuit de module contactpersonen, maar het is ook mogelijk om vanuit de module klanten contactpersonen aan te beheren. Een contactpersoon kan zelfstandig aangemaakt worden, zonder het aanduiden van een specifieke klant.
Als RentMagic ingezet wordt voor de stroomlijning binnen de eigen interne organisatie, dus zonder gebruik te maken van ‘echte externe klanten’, dan kan er alsnog een klant aangemaakt worden voor de eigen organisatie, om daar vervolgens een contactpersoon te selecteren. Immers orders kunnen niet zonder aanduiding van een klant worden aangemaakt.
Binnen de module contactpersonen is het eenvoudig om door alle contactpersonen te zoeken, ook als je bijvoorbeeld niet meer weet bij welke organisatie een bepaalde persoon werkzaam is.
Open overzicht contactpersonen
Om het overzicht van je contactpersonen binnen RentMagic te openen:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Relaties > Basisgegevens > Contactpersonen.
Het overzicht van de contactpersonen wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke contactpersoon te zoeken.
Is sommige gevallen wordt RentMagic gebruikt naast een ander CRM pakket waarin het klanten- en contactbeheer wordt gedaan. Dit kan invloed hebben op de werking, bijvoorbeeld het toevoegen of het wijzigen van een contactpersoon. Informeer je beheerder hoe dit is ingesteld op jouw omgeving.
Nieuwe contactpersoon
Om een nieuwe contactpersoon aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe contactpersonen wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande contactpersonen.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de contactpersoon zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
Contactpersoon wijzigen
Om een bestaande contactpersoon te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke contactpersoon te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende contactpersoon in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde contactpersoon.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Je kunt een contactpersoon altijd wijzigen. Houd er wel rekening mee dat als je een contactpersoon wijzigt, dat dit ook meteen doorgevoerd wordt op alle actieve en historische handelsdocumenten, bijvoorbeeld orders en facturen. Als je een contactpersoon wilt vervangen door fysiek iemand anders, is het raadzaam een nieuwe contactpersoon aan te maken. Anders vervallen alle historische gegevens. Wil je eens iets opzoeken vanuit het verleden, dan zou de verkeerde contactpersoon aangeduid staan.
Contactpersoon verwijderen
Je kunt een contactpersoon verwijderen als deze bijvoorbeeld niet meer werkzaam is bij een klant. Echter is het raadzaam een contactpersoon zo lang mogelijk te bewaren, omdat alle handelsdocumenten waarop de contactpersoon wordt aangeduid, dan compleet blijven. Op het moment dat de contactpersoon uit het systeem verwijderd wordt, worden de handelsdocumenten ook aangepast. De bijbehorende contactpersoon op het handelsdocument wordt leeggemaakt. Fiscaal en financieel gezien zal het verder geen invloed hebben, maar je kunt niet meer achterhalen welke contactpersoon verantwoordelijk is geweest voor een bepaalde order.
Om een contactpersoon te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke contactpersoon te zoeken.
- Selecteer de contactpersoon in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De contactpersoon wordt per direct verwijderd uit het systeem.