De order staat in het middelpunt van het handelsproces binnen RentMagic. Alles draait om orders.
Synoniemen: contracten, projecten, bestellingen
Het overzicht van alle orders in RentMagic wordt nu geopend. Het overzicht is standaard gefilterd op status. Boven het overzicht kun je de filter wijzigen, zodat orders in de andere status weergegeven worden.
In de module orders is het mogelijk om korte en langdurige verhuurcontracten in te voeren. Naast verhuur artikelen kun je ook verkoop- en vrije artikelen op de order plaatsen. Het is belangrijk om de order status steeds in de gaten te houden, omdat de status bepaalt in welk stadium de order zich bevindt. Een order kan namelijk een hele tijd status in behandeling hebben en kan dus voor langere tijd dienen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij artikelen die verhuurd worden voor onbepaalde tijd. Op de order kan dan tussentijds worden gefactureerd.
De order is voor de handelsactiviteiten in RentMagic een belangrijk document, in feite ligt het aan de basis voor alle handelingen. Een order kan worden gemaakt vanuit een offerte of reservering, maar kan ook vanuit een lege toestand worden gevuld met artikelen. Als een order is aangemaakt komt deze automatisch in de status open. In deze status gebeurt er nog niets met de order, alleen heeft de order invloed op de vrije en fysieke voorraad van artikelen in het magazijn.
Na het aanpassen van de status gebeurt er ook daadwerkelijk iets met de order. De order kan direct worden uitgeleverd als je werkt met een klein magazijn. Heb je een groter magazijn dan is het misschien handig om een voorbereidingslijst te maken voor het magazijn, alvorens je de order uitlevert voor de klant. Je kunt dit zien als een pick opdracht of werkorder.
Railroad en taken
Op een order kun je de verschillende procestaken zien die van belang zijn tot en met de facturatie. Je kunt tussen de standaard processtappen ook uitbreiden met tussentijdse taken. Deze taken zijn zelfs op sommige plaatsen zo in te stellen dat deze de vervolgstap kunnen vergrendelen totdat deze is voltooid.
Klik hier voor meer informatie over de railroad en taken.
Order status
Een order kan zich in verschillende statussen bevinden. Afhankelijk van de status kan de order naar een volgende staat gaan.
De volgende statussen zijn bekend bij een order:
- Open
Als een order wordt aangemaakt, komt deze automatisch in de status open. De order blijft in de status open, zolang deze niet verder wordt verwerkt. - Voorbereiden
Als een order voorbereid dient te worden om klaar te maken voor uitlevering, wordt de status voorbereiden. Voorbereiden kun je ook zien als magazijn picken. - Klaar voor uitlevering
Als de order is voorbereid en de artikelen mogen worden uitgeleverd, dan is de status klaar voor uitlevering. - Actief
Als een order is uitgeleverd aan een klant en op de order zijn meerdere verhuurartikelen geplaatst, dan wordt de status actief. Op het moment dat er verkoopartikelen gebruikt zijn, dan wordt de status na uitleveren direct gesloten. - Gesloten
Als de artikelen allemaal van huur beëindigd zijn, of terug zijn ingenomen, dan wordt de status van de order gesloten. Ook als er gebruik gemaakt is van verkoopartikelen op de order, dan wordt na het uitleveren de order status direct gesloten. - Gesloten en gefactureerd
Als de artikelen allemaal retour zijn en alle regels zijn ook gefactureerd tot het einde, dan wordt de status van de order bijgewerkt naar gesloten en gefactureerd. - Geannuleerd
Een order kan geannuleerd worden als deze nog niets uitgeleverd, maar de klant besluit toch de order niet af te nemen.
Verzenden, factuur start-, einddatum en retour
Op de order kunnen voor verhuurartikelen een aantal velden worden ingevoerd. Tijdens de prijsberekening als artikelen geplaatst worden op de order, wordt rekening gehouden met de geselecteerde periode. Als de datumvelden veranderd worden op de order, is het wel raadzaam de prijzen goed in de gaten te houden. Het is belangrijk dat alles goed wordt gecalculeerd.
De data die gebruikt moet worden op de orderregels, oftewel op de artikelen, kan in eerste instantie al ingesteld worden tijdens de aanmaak van de order. Vul alle datumvelden goed in en na de selectie van de periode op nieuwe regels, worden automatisch de velden ingevuld als je artikelen toevoegt op de order. Controleer het natuurlijk goed als je de artikelen aan het toevoegen bent, want deze kunnen per artikel afwijken als je bijvoorbeeld met deelleveringen werkt.
Het is belangrijk te weten dat RentMagic zich voor de facturatie oriënteert op de orderregels, oftewel de artikelen, in plaats van op de order zelf. Dat betekent dat bij het aanmaken van een order het ook mogelijk is om verschillende artikelen voor een verschillende periode te verhuren. De datumvelden van de verschillende artikelen mogen dus afwijken. Dit geeft extra flexibiliteit, want je hoeft niet voor iedere afwijkende periode een losse order aan te maken.
De velden factuur start en factuur eind zijn volledig indicatief. Deze hebben uitsluitend invloed op de prijsberekening.
Magazijn
Tijdens de aanmaak van een order is het ook belangrijk het juiste magazijn mee te geven. Alle oriëntatie vindt dan plaats op het geselecteerde magazijn. De juiste voorraadmutaties zullen plaatsvinden in het juiste magazijn. Als je in je RentMagic omgeving meerdere magazijnen hebt, is het belangrijk het juiste magazijn te selecteren. Dit kun je doen op de order zelf, of voordat je de order module start, in de magazijn keuze.
Open overzicht orders
Om het overzicht van je orders binnen RentMagic te openen:
- Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Documenten > Orders.
Het overzicht van de orders wordt nu geopend.
- Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifieke order te zoeken.
Nieuwe order
Een order kan worden gemaakt vanuit een offerte die is goedgekeurd, of vanuit een reservering. Na het aanmaken van de order kunnen extra regels toegevoegd worden, of er kunnen bijstellingen gedaan worden op de regels die er al op staan.
Je kunt ook een order direct aanmaken, zonder dat er een offerte of reservering aan ten grondslag ligt. Dit kan makkelijk zijn als je bijvoorbeeld een klant aan de balie hebt staan. Er moet dan rechtstreeks een bestelling kunnen worden aangemaakt. Prijscondities en andere afspraken kun je dan meteen bespreken en vastleggen op de order.
Om een nieuwe order aan te maken:
- Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.
Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe order wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande order.
- Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden. Het is belangrijk een order zo compleet mogelijk in te vullen. Zeker om op een later tijdstip extra informatie terug te halen is het belangrijk dat het order document zo compleet mogelijk is. Zorg zeker dat de ingevoerde datumvelden op orde zijn.
- Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de order zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.
De order is dan nog niet klaar, maar de orderkop (tabblad Algemeen) is in ieder geval volledig. De order krijgt nu ook een uniek nummer, namelijk het ordernr. De order komt in status open.
- Voeg artikelen toe aan de order om deze compleet te maken.
Order wijzigen
Zolang een order nog niet niet wordt voorbereid of is geleverd, kun je deze nog wijzigen.
Om een bestaande order te wijzigen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke order te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende order in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde order.
- Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
- Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
- Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.
Klik hier voor meer informatie om artikelen te wijzigen op de order.
Order verwijderen
Orders hoef je niet te verwijderen, want het is altijd handig om op een later tijdstip een order nog te kunnen raadplegen. Je kunt dan altijd kijken welke artikelen je verhuurd hebt aan een klant en tegen welke condities. Mocht je de order toch willen verwijderen, dan kan dat alleen als de order zich bevindt in de status open. Orders in een andere status kunnen niet worden verwijderd, omdat het systeem de eventueel bijbehorende voorraadmutaties gebruikt voor de weergave van de correctie voorraad.
Om een order te verwijderen:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke order te zoeken.
- Selecteer de order in het overzicht.
- Klik op Verwijderen in de actiebalk.
- Bevestig de melding.
De order met alle bijbehorende informatie zal nu worden verwijderd uit RentMagic.
Order afdrukken of exporteren
Om een order af te drukken:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke order te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende order in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde order.
- Klik in de actiebalk op Afdrukken.
Het afdrukken dialoog wordt geopend.
- Selecteer het juiste Rapporttype van het document wat je wilt afdrukken.
- Indien nog niet het geval, selecteer bij Bestandstype de waarde Pdf.
- Selecteer de gewenste Taal.
- Klik vervolgens op Verzenden om de afdrukopdracht te starten.
Het document wordt gegenereerd en weergegeven.
- Om het document af te drukken (printen):
- Klik op het afdrukken knopje
om het afdrukdialoog van de internet browser te starten. - Volg vervolgens de instructies op het scherm om het afdrukken te starten.
- Klik op het afdrukken knopje
- Om het document te exporteren naar PDF:
- Klik op het download knopje
om het exportdialoog van de internetbrowser te starten. - Volg vervolgens de instructies op het scherm om het exporteren naar een lokaal bestand te starten.
- Klik op het download knopje
Order dupliceren
Een bestaande order kan worden gedupliceerd voor dezelfde of een andere klant.
Het is heel eenvoudig om een order te dupliceren of te kopiëren. De order kun je ook kopiëren voor een andere klant. Alle condities en artikelen van de bron order worden in één keer gekopieerd. Let op: ook de prijzen worden mee gekopieerd, dus het is belangrijk deze goed te controleren alvorens de gedupliceerde order wordt verzonden naar de klant.
Om een order te dupliceren:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke order te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende order in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde order.
- Klik in de actiebalk op Dupliceren.
Het dupliceren dialoog wordt geopend.
- Selecteer het juiste Klantnummer waarvoor de nieuwe order is bedoeld.
- Selecteer de juiste datums bij de velden Uitleveren op en Verwacht einde-huur.
- Klik op Verzenden om het dupliceren te starten.
De gedupliceerde order wordt direct geopend.
- Controleer alle informatie op de nieuwe order zorgvuldig.
Order voorbereiden
Een order voorbereiden doe je om artikelen of orders te verzamelen in het magazijn en gereed te maken voor uitlevering.
Als een order in de status Open is kun je artikelen gaan voorbereiden voor uitlevering. Voordat de uitlevering plaatsvindt is het noodzakelijk om de voorbereiding te treffen. Tijdens de voorbereiding wordt er een magazijnopdracht gemaakt en deze is bedoeld om materialen uit het magazijn te picken en klaar te maken om te verhuren. Het proces is in iedere organisatie anders en is ook afhankelijk van het type artikel. Sommige artikelen moeten geconfigureerd of ingericht worden alvorens de levering kan plaatsvinden en bij sommige artikelen is dat niet noodzakelijk.
Om een order voor te bereiden:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke order te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende order in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde order.
- Klik in de actiebalk op Voorbereiden.
- Als je de order aan een bestaande voorbereidingslijst wilt toevoegen:
- Selecteer een voorbereidingslijstnr. waaraan de order kan worden toegevoegd voor order picking.
- Klik op Verzenden om de voorbereidingslijst aan te vullen met de artikelen van de desbetreffende order.
- Als je de order aan een nieuwe (of lege) voorbereidingslijst wilt toevoegen:
- Laat het veld voorbereidingslijstnr. leeg.
- Klik op Verzenden om de voorbereidingslijst aan te maken met de artikelen van de desbetreffende order.
- De voorbereidingslijst wordt direct geopend.
Nadat de voorbereidingslijst is geopend kan het voorbereiden direct worden uitgevoerd of op een later tijdstip. Vervolgstappen een meer informatie kun je vinden op: Wat doe je met een voorbereidingslijst?
Order uitleveren
De huur start bij de klant als je de order uitlevert, na een levering of na het afhalen van de artikelen.
Als een order in de status Klaar voor uitlevering staat of Actief als er al artikelen eerder zijn geleverd op de order, is het mogelijk om een uitlevering te doen. Dit kan in één keer voor alle artikelen of met een deel uitlevering als je maar bepaalde artikelen op de order wilt leveren.
Zorg ervoor dat alle artikelen zijn voorbereid op voorhand, alvorens te leveren.
Deel uitleveren
Deel uitleveren is ideaal voor grote orders waarbij je bepaalde artikelen in backorder houdt, omdat je deze nog niet geleverd hebt gekregen van een leverancier. Of als een klant materialen in gedeeltes afhaalt, zodat je niet alles in één keer op de uitgiftebon plaatst.
Deel uitleveren vindt plaats als je een voorbereiding hebt gedaan.
Om deel uit te leveren:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke order te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende order in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde order.
Het deel uitleveren formulier wordt weergegeven.
- Vul de juiste waardes in bij de kolom Aantal uitleveren.
- Selecteer de juiste regels om uit te leveren.
- Klik op Opslaan om de levering daadwerkelijk uit te voeren.
In gevallen van een levering die plaatsvindt na de leverdatum die op de order geplaatst is, wordt ook de werkelijke uitleverdatum uitgevraagd, soms in combinatie met een tijdvak. Het uitvragen hiervan vindt plaats vanwege het feit dat de levering soms al eerder heeft plaatsgevonden dan de invoer in RentMagic. Je kunt dan de levering met terugwerkende kracht invoeren.
Automatisch wordt er een pakbon aangemaakt voor de levering. Deze wordt automatisch weergegeven.
Volledig leveren
Orders met veel artikelen die in één keer uitgeleverd mogen worden kun je het beste leveren vanuit het tabblad Algemeen.
Om de order volledig uit te leveren:
- Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke order te zoeken.
- Dubbelklik de desbetreffende order in het overzicht.
Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde order.
- Klik in de actiebalk op Uitleveren.
De pakbon wordt automatisch aangemaakt en weergegeven. De order status wordt bijgewerkt naar actief als er verhuurartikelen op de order geplaatst zijn of gesloten als er uitsluitend verkoopartikelen op de order geplaatst zijn.