Factuur handelingen en acties

Een uitgaande factuur in RentMagic is de schriftelijke afrekening van de afgenomen verhuur- en/of verkoopartikelen.

Factuur vervaardigen

Een factuur kan worden vervaardigd vanuit de facturatiemodule. De factuur is na het aanmaken nog altijd manueel aan te passen voordat je deze verstuurd. Het is bijvoorbeeld mogelijk om extra regels toe te voegen of eventuele opmerkingen te wijzigen. Het is ook mogelijk om volledig handmatig een factuur te maken.

Er zijn drie manieren om een factuur te maken:

1. Manueel, zie verdere instructies hieronder.
2. Via de module Factureren. Klik hier voor meer informatie.
3. Via deelfacturatie van de artikelen op de order. Klik hier voor meer informatie.
4. Automatische facturatie, mits dit is ingeschakeld op je RentMagic omgeving (vraag dit na bij je RentMagic Partner).

Open overzicht facturen

Om het overzicht van je facturen binnen RentMagic te openen:

• Navigeer in het hoofdmenu naar Handel > Documenten > Facturen.

Het overzicht van de facturen wordt nu geopend.

• Gebruik het filter om met een zoekwoord of selectie van een status een specifieke factuur te zoeken.

Nieuwe factuur (handmatig)

Een factuur kun je handmatig aanmaken. Deze facturen hebben geen rechtstreekse betrekking op de automatische facturatie en facturen gegenereerd via de module factureren.

Om een nieuwe factuur handmatig aan te maken:

• Vanuit het overzicht klik je in de actiebalk op Nieuw.

Het details formulier voor het aanmaken van een nieuwe factuur wordt weergegeven. Deze informatie komt overeen met het tabblad Algemeen bij een bestaande factuur.

• Vul alle velden zo compleet mogelijk in. Kijk bij tabblad Algemeen voor meer informatie over de velden. Het is belangrijk een factuur zo compleet mogelijk in te vullen. Zeker om op een later tijdstip extra informatie terug te halen is het belangrijk dat de factuur zo compleet mogelijk is. Zorg ook zeker dat de bedragen en BTW instellingen voldoen.
• Klik in de actiebalk op Opslaan. De overige tabbladen worden daarna ook weergegeven. Doorloop deze allemaal om de informatie van de factuur zo nauwkeurig mogelijk te maken. In ieder tabblad kun je afzonderlijk de handleiding openen.

De factuur krijgt nu ook een uniek nummer, namelijk het factuurnr. De factuur komt in status open.

• Voeg artikelen toe aan de factuur om deze compleet te maken. Klik hier voor meer informatie.

Factuur wijzigen

Zolang een factuur nog niets is verzonden naar de klant kun je deze nog wijzigen.

Om een bestaande factuur te wijzigen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke factuur te zoeken. 
• Dubbelklik de desbetreffende factuur in het overzicht.

Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde factuur.

• Selecteer het juiste tabblad waar je wijzigingen wilt doorvoeren.
• Pas de velden aan die je wilt wijzigen en controleer de overige informatie.
• Klik in de actiebalk op Opslaan om de gegevens te bewaren. De gegevens zijn direct actief.

Klik hier voor meer informatie om artikelen te wijzigen op de factuur.

Factuur verwijderen

Facturen kun je beter niet verwijderen. Mocht je desondanks toch echt een factuur willen verwijderen, dan kan dat alleen als de factuur zich bevindt in de status open. Facturen met een andere status kunnen niet worden verwijderd, omdat dit fiscaal gezien niet gewenst is. Het gebeurd in sommige gevallen dat automatisch geproduceerde facturen alsnog verwijderd moeten worden, dan is dit uiteraard aan het eind van de reeks nog wel mogelijk. De uitgegeven factuurnummers worden dan nogmaals gebruikt op het moment dat je nieuwe facturen maakt.

Om een factuur te verwijderen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke factuur te zoeken. 
• Selecteer de factuur in het overzicht.
• Klik op Verwijderen in de actiebalk.
• Bevestig de melding.

De factuur met alle bijbehorende informatie zal nu worden verwijderd uit RentMagic.

Factuur dupliceren

Een bestaande factuur kan worden gedupliceerd voor dezelfde of een andere klant.

Het is heel eenvoudig om een factuur te dupliceren of te kopiëren. De factuur kun je ook kopiëren voor een andere klant. Alle condities en artikelen van de bron factuur worden in één keer gekopieerd. Let op: ook de prijzen worden mee gekopieerd, dus het is belangrijk deze goed te controleren alvorens de gedupliceerde factuur wordt verzonden naar de klant.

Om een factuur te dupliceren:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke factuur te zoeken. 
• Dubbelklik de desbetreffende factuur in het overzicht.

Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde factuur.

• Klik in de actiebalk op Dupliceren.

Het dupliceren dialoog wordt geopend.

• Selecteer het juiste Klantnummer waarvoor de nieuwe factuur is bedoeld.
• Klik op Verzenden om het dupliceren te starten.

De gedupliceerde factuur wordt direct geopend.

• Controleer alle informatie op de nieuwe factuur zorgvuldig.

Factuur e-mailen

Om een factuur direct per e-mail te versturen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke factuur te zoeken. 
• Dubbelklik de desbetreffende factuur in het overzicht.

Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde factuur.

• • Klik in de actiebalk op E-mail.

Het afdrukken dialoog wordt geopend.

• Selecteer het juiste Rapport van het document wat je wilt e-mailen. Van het geselecteerde rapport wordt een PDF gegenereerd met de juiste informatie.
• Selecteer de gewenste Taal.
• Selecteer het juiste E-mailsjabloon.
• Zorg voor het juiste e-mail adres van de ontvanger in het veld E-mail adres begunstige.
• Controleer of pas indien nodig  het E-mail onderwerp aan.
• Controleer of pas de inhoud van de e-mail aan.
• Klik op Versturen om de e-mail te versturen.

Factuur afdrukken of exporteren

Om een factuur af te drukken:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke factuur te zoeken. 
• Dubbelklik de desbetreffende factuur in het overzicht.

Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde factuur.

• Klik in de actiebalk op Afdrukken.

Het afdrukken dialoog wordt geopend.

• Selecteer het juiste Rapporttype van het document wat je wilt afdrukken.
• Indien nog niet het geval, selecteer bij Bestandstype de waarde Pdf.
• Selecteer de gewenste Taal.
• Klik vervolgens op Verzenden om de afdrukopdracht te starten.

Het document wordt gegenereerd en weergegeven.

• Om het document af te drukken (printen):
  • Klik op het afdrukken knopje  om het afdrukdialoog van de internet browser te starten.
  • Volg vervolgens de instructies op het scherm om het afdrukken te starten.
• Om het document te exporteren naar PDF:
  • Klik op het download knopje  om het exportdialoog van de internetbrowser te starten.
  • Volg vervolgens de instructies op het scherm om het exporteren naar een lokaal bestand te starten.

Status wijzigen

Nadat je een factuur hebt verstuurd per e-mail of hebt afgedrukt kun je de status van de factuur wijzigen.

Een factuur kent de volgende statussen:

• Open
  De factuur heeft status Open als deze nog bewerkt wordt. Tijdens het factureren kunnen er nog andere orders worden samengevoegd op de open factuur voor eenzelfde klant.
• Valideren
  Een factuur heeft status Valideren als deze nog door een collega nagekeken dient te worden. Een extra stap alvorens de factuur werkelijk naar de klant wordt verstuurd. In sommige situaties wordt de status Valideren ook gebruikt om de klant te laten valideren.
• Verzonden
  Als een factuur verstuurd is naar de klant dan kan deze op de status verzonden geplaatst worden. Een factuur in deze status wordt niet meer automatisch bewerkt of er worden niet automatisch nog regels aan toegevoegd door de facturatie module.

Je kunt een factuur altijd wijzigen van status.

Om een factuur van status te wijzigen:

• Gebruik het filter om met een zoekwoord een specifieke factuur te zoeken. 
• Dubbelklik de desbetreffende factuur in het overzicht.

Het tabblad Algemeen wordt geopend met daarin het formulier van de geselecteerde factuur.

• Om een factuur na het versturen te op status verzonden te zetten:
  • Klik in de actiebalk op Wijzig status naar verzonden.
• Om een factuur nog te corrigeren of te laten aanvullen voordat deze is verstuurd:
  
  • Klik in de actiebalk op Wijzig status naar open.
• Om een factuur te laten controleren door je collega of de klant zelf:
  
  • Klik in de actiebalk op Wijzig status naar valideren.

Na het wijzigen van de status wordt de factuur direct in de nieuwe status geplaatst.